RADIO Webinar: Over 20 jaar Getting Things Done: 5 adviezen

In dit webinar blikt Arjan Broere terug op 20 jaar Getting Things Done en presenteert hij de vijf meest waardevolle adviezen voor kenniswerkers. Host: Lykle de Vries. Sprekers: Arjan Broere en Marie Louise Borsje.

In beeld: Logo Rijksoverheid. 20 jaar Getting Things Done. RADIO | Leren is ‘net’werken.

(STILTE)

LYKLE DE VRIES: Van harte welkom bij het tweede webinar in de Maand van de Digitale Fitheid 2024. Mijn naam is Lykle de Vries. Ik zit hier namens RADIO, de RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid. En als onderdeel van de Maand van de Digitale Fitheid moeten we het natuurlijk ook hebben over hoe je je werk eigenlijk organiseert. De grap is dat sommigen van jullie zullen denken dat dit webinar gaat over welke tools en apps je daarbij moet gebruiken. En dat is nou eigenlijk niet het punt. Dat is gereedschap, en daarvan moet je eerst weten waarom je het wil inzetten. Daar gaan het vandaag over hebben. Daarvoor is te gast Arjan Broere. Welkom, Arjan. We komen straks nog uitgebreid terug over waarom jij hier precies zit. En aan mijn andere kant zit Marie Louise Borsje. Ook collega bij RADIO en ervaringsdeskundige, zowel in het uitvoeren als het wegdoen van methodes, als het andere mensen helpen om je eigen manier te vinden om je werk handig en effectief te organiseren. Ik gebruik met opzet het woord effectief, want efficiëntie is natuurlijk best handig, maar uiteindelijk gaat het over een effectieve werkdag. Krijg je gedaan wat gedaan moest worden, wat je belangrijk vindt, wat je mooi vindt, wat waardevol was? En heb je jezelf niet ten onder laten gaan in een dag lang efficiënt dingen vooruitduwen zonder dat er resultaat was. Leuk dat jullie er zijn. Jullie hebben de chat tot je beschikking om te reageren. Mijn collega's Titus en Mira zitten daar klaar om jullie eventueel te helpen. En zij filteren ook de vragen die jullie zullen stellen die bij ons op het schermpje zichtbaar worden, zodat we ze hier kunnen behandelen. Zorg dat je wat notities kan maken als je dat belangrijk vindt. Maar weet ook dat dit webinar na afloop teruggekeken kan worden. Dus als je denkt: 'Dat ene ding wat hij toen zei, wil ik nog een keer zien.' Dat komt allemaal voor elkaar en kun je net zo vaak terugkijken als je wil. Arjan, in 2001 werd dit boek geschreven, Getting Things Done. Dus het is net een beetje meer dan 20 jaar oud. Dit gaat over je werk goed organiseren. Het is geschreven door David Allen. Er is wel wat van gekomen, want mensen zijn er als een malle bovenop gesprongen. Productiviteit werd een ding. Waarschijnlijk ook in de hand geholpen door grote organisaties, hoe het werk georganiseerd werd en alle digitale tools die je erbij kreeg. Is het eigenlijk goed afgelopen met de mensen die enthousiast raakten over Getting Things Done?

ARJAN BROERE: Ja, ik denk... Het is een beetje als diëten. Het maakt niet veel uit welke je doet. Vanaf het moment dat je een dieet kiest, ga je bewuster eten. De ene is misschien wat beter, de ander misschien wat minder goed. Dus iedereen die bewust ging nadenken over z’n workflow, bewust werd van aandacht en afleiding, van dingen die aan je aandacht trekken... ik denk dat ze er allemaal beter van zijn geworden. Het risico is altijd wel: hoe meer je weet wat je zou kunnen doen, met name het wekelijkse onderhoud, hoe meer je kan denken: Ik doe het nog niet goed genoeg. Dus er zit ook wel iets normatiefs in, iets van een soort standaard. Soms zeggen mensen: Ik zet dingen in m'n agenda, maar dat mag niet.
Sommige dingen zijn kennelijk hun eigen leven gaan leiden, want dat mag wel zeker. Dus er zit iets aan van normen en regels waar soms moeilijk aan te voldoen is, maar aandacht voor aandacht is nog niet iemand slechter van geworden.

LYKLE: Marie Louise, herken je dit?

MARIE LOUISE: Ja, zeker. Ook de verschillende methodes die dan iedere keer langskomen. Mensen die er dan helemaal bovenop gaan zitten: We moeten het voortaan zo doen. De Pomodoro's, en een van die presidenten, de Eisenhower-matrix. Noem maar op. Ik doe die methode, ik doe die methode. En uiteindelijk maakt het niet zo veel uit, als je er maar bewust mee bezig bent.

LYKLE: Kun je daar ons een beetje in vogelvlucht doorheen nemen? Hoe is het eigenlijk gegaan met de ontwikkeling van Getting Things Done in de afgelopen 20 jaar?

ARJAN: Het boek dat je net noemde, 2001, was volgens mij een van de eerste boeken die expliciet over workflow ging. Een volgorde erin doen, stappen bedenken en als je A doet, hoe kan daar B opvolgen?
Er is toen een eerste vertaling in het Nederlands gegaan, dat was vrij dramatisch. Doe Het Nu. De titel klopt al niet, want je doet de meeste dingen niet nu, maar bedenkt: Wat heb ik te doen? De foto op de voorkant is ook niet dat je zegt: Daar wil ik zijn. Toen had David nog de 10.000 voet, 20.000 voet in plaats van horizon 1 en 2 en had de vertaler heel braaf uitgerekend hoeveel dat in meters was. Dus laten we zeggen dat dat niet helemaal het idee was. Toen is er vrij snel een betere vertaling gekomen. Nederland was een van de eerste landen waarin dat is gaan groeien. Met name in de IT begon het vrij hard te lopen. Misschien omdat er iets meer voorkeur zit voor sequentiële workflows. En daarna verspreidde het als een olievlek, is er een Nederlandse vertaling gekomen. Een andere mijlpaal was Taco Oosterkamp, met het boek Elke dag je hoofd en inbox leeg. Hij heeft het omgekeerd. Als je Outlook hebt, en mail en agenda, en veel mensen hadden toen al wat last van mail, in 2005, 2006, hoe zou je dan de principes van Getting Things Done in Outlook kunnen doen? En hij heeft toen bedacht: Als je met Alt+1 iets kopieert en met Alt+ 2 een mailtje verplaatst. Er zijn nu nog mensen die af en toe mailen: Ik heb een nieuwe Outlook-versie. Hoe doe ik Alt+1 en Alt+2? Voor sommigen werd het gemak van de digitale wereld en Outlook beheersen een soort entree in: ik kan mail onder controle krijgen en taken beter overzichtelijk maken, dus ik heb veel meer een idee waarvoor ik opgesteld sta. Die omslag naar meer digitaal is in Nederland meer gemaakt dan elders. In 2015 is David naar Amsterdam verhuisd met z'n echtgenote. Toen heeft hij het boek herschreven. Dat is die groene editie. En dat is waar we nu zijn. Ik denk dat we bij Meereffect iets meer toegevoegd hebben over groepen en samenwerkingen. We hebben met 'I am tao' communicatierichtlijnen. Als je in je eentje mail wegwerkt, maar de kwaliteit is te laag en de kwantiteit is te hoog, waarom zou je dat dan niet aanpakken? En we zijn meer met gewoontes gaan doen. Met name het boek van James Clear is daar een hele sprong in geweest. Ik denk dat die twee dingen GTD nog wat impactvoller maken. Hoe kun je relatief kleine stappen uit GTD destilleren en tot gewoonte maken en hoe kun je het met anderen tot onderwerp van gesprek maken in plaats van in je eentje 'inbox zero' te krijgen, wat onbegonnen werk lijkt.

LYKLE: Terwijl de rest van de wereld je blijft belagen met nieuwe mailtjes.
MARIE LOUISE: Wat ook wel fijn is aan deze editie, is dat die apponafhankelijk is. Dat vond ik een hele fijne uitspraak, van: Het gaat er niet om welke app of tool je gebruikt, maar over de mindset. Of je het nou met pen en papier doet of heel digitaal, het kan alle twee.

ARJAN: Ik denk dat als je de mindset hebt en je snapt de methode, dan word je wel weer preciezer in het gereedschap, omdat je dan ook wat beter weet welk type overzicht je wilt kunnen maken, op welke manier je het wekelijks onderhoud wilt zien. Dan weet je ook sneller: Die lijsten werken voor mij niet, ik wil 'n Kanban-bord. Maar dat weet je veel beter dan, omdat je dan weet wat je ermee wilt. Wat jij ook al zei: Waarom wil je het gereedschap gebruiken? Roerend mee eens. De methode kennen is één. Tegelijkertijd mogen we best benadrukken dat goed gereedschap een hefboom is en je ook helpt om er nog meer uit te halen. En bijvoorbeeld de praktische dingen: kan ik zien welke taken ik nu kan doen? Met de ene tool kan dat wel, met de andere niet. Prioriteren. Met de ene tool kan je een lijstje maken met de dingen voor deze week, met de andere kan dat niet. Als we die stap hebben, wat is de methode en hoe haal je er het beste uit, welk gereedschap past bij jou om dat het beste te doen.

LYKLE: Dat is belangrijk voor de kijker. Je zegt: Hoe halen we dat eruit? Maar het gaat er dus om wat er voor jou zelf, als kijker, uiteindelijk de beste combinatie blijkt te zijn. En natuurlijk doe je dat waarschijnlijk in een werkomgeving waar je bepaald gereedschap uitgereikt krijgt, zoals de Microsoft Office suite, en heb je niet alle keuze van de wereld in alternatieven. Maar dan nog gaat het erom dat je voor jezelf door krijgt wat bij jou het meeste effect heeft, het beste resoneert en goed bij je past zodat je het makkelijk kan volhouden.

ARJAN: Als mensen in een heel sterk beveiligde omgeving zitten en maar een deel van een software kunnen gebruiken, geen mobiele toepassing. Evident heb je dan niet dezelfde impact, maar ook dan... hoe beter je weet wat je ermee wilt. Soms zeggen mensen: 'Ik wil een mobiel kunnen gebruiken', maar waarvoor dan? Alleen de bespreekpuntenlijst voor collega's of vergaderingen. Eigenlijk is dat punt prima op een andere manier, zonder mobiel, te gebruiken.
Dus hoe preciezer het denken, hoe meer ik denk: Het is niet per se een beperking als je doordenkt wat je precies wilt.

LYKLE: Jij hebt die jaren ervaring die je hier ondertussen mee hebt gedestilleerd in vijf grote dingen om te hanteren. Ik denk dat dat is wat je dit webinar gaat leveren. Dat je los van de tools, dus die mindset, en de vijf meest impactvolle handelingen die je kunt doen, gaan we langs. Zullen we maar gewoon beginnen?

ARJAN: Misschien even een voorbeeld om die vijf wat te duiden. Getting Things Done had als een bekend ding de context. Waar ben je en wat kun je daar doen? Of negatief gezegd: Je wilt niet taken zien die je niet kunt doen. Als je in de trein zit, wil je niet beltaken zien. Dan wil je alleen maar zien: wat kan ik in de trein doen? Voor sommigen was dat bijvoorbeeld lezen. Die context is met het virtualiseren en digitaliseren van werk minder beknellend geworden. Wat is thuis, wat is computer? In de coronatijd hebben we nog meer gemerkt hoe virtueel en betrekkelijk dat kan zijn. Als je dan te letterlijk vasthoudt aan context, heb je een lijstje 'thuis'.
Maar 'thuis' is soms drie dingen. Soms is het m'n werkplek, soms de plek waar ik privé ben, soms m'n hobbyplek. Dus we hebben gezegd: het fenomeen is nog steeds belangrijk, waar ben je. Maar door dat letterlijk en figuurlijk te nemen, wordt het interessanter. De context is soms relevant. Soms kun je iets fysiek alleen maar doen als je een groot scherm hebt of een toetsenbord dat snel is. Een complexe Excel bewerken of tekst maken, wil je niet op je smartphone doen. Maar ook de andere dingen die David bij de beperkende criteria noemt om een taak te kiezen, hoe lang heb je tot een afspraak en welke energie heb je, hebben we erbij genomen. Dan is 'waar ben je?' letterlijk en figuurlijk nog steeds een goede graadmeter. Ik denk dat we bij de GTD-training nog te letterlijk uitleggen 'waar ben je?', thuis, computer. Maar wat we met Meereffect benadrukken: het gaat om een filter waardoor je de taken die jij nu wil zien, ziet.

MARIE LOUISE: Bedoel je dan ook hoe je er mentaal voor staat?

ARJAN: Zeker. Stel dat je zegt: Ik heb de ochtend, maar ben geen ochtendmens. Ik kan alles doen, want ik heb een goed uitgeruste werkplek, maar ik ben niet vooruit te branden. Wat is er dan tegen taken die minder dan 10 minuten kosten? Die moeten een keer gebeuren, hebben allemaal nut. Dan kom je met wat momentum wel op gang. En tegen de tijd dat je zegt dat je wat wakkerder begint te worden, open je de rubriek 'focus', waar alle dingen zitten die echt denkwerk vergen. Het universele advies 'begin nooit met mail, maar met focuswerk'... Als je toevallig zo afgebakken bent, graag. Maar werk je met het oosten van de wereld, loop je toch al een paar uur achter, moet je ziekmeldingen verwerken die met de mail binnenkomen, toch handig als je 's ochtends even kijkt. Of als je zegt: ‘Ik ben hier om 08.30 uur, want dat is nou eenmaal de afspraak, maar tot 10.00 uur moet je me eigenlijk met rust laten’, heb je andere filters nodig. Dus energie is een hele interessante als jij merkt: ik heb in principe heel veel autonomie in m’n werk, dus dan is het belangrijk dat het past bij waar ik zit qua energie.

LYKLE: Is dat over context, tijd en energie?

ARJAN: Ja, en als voorbeeld dat het principe achter context logisch is, maar te letterlijk eraan vasthouden gaat je niet helpen. En dat roept ook in de training weerstand op. Bij het woord 'computer' zeggen ze 'wat is dat?'. Terwijl als je denkt: Filter taken. Dat is wel interessant. Centraal staat vandaag aandacht. Als kenniswerker voeg je waarde toe door aandacht aan mensen, aan problemen, aan je eigen denkwerk te geven. En die aandacht is niet standaard vrij.
Als je naar buiten kijkt, je hersenen de vrije loop laat, je digitale tools opent. Dat zijn dingen die graag een beroep op je aandacht doen. Dus het is best een kunst om je aandacht ter beschikking te hebben. Vandaar de adviezen die we op een rijtje hebben gezet vooral daarover gaan. De eerste, die gaan we ook doen, een hele leuke: de minddump. Maar even als inleiding: je hebt een collega beloofd een boek mee te nemen. Morgen zie je die collega. Hoe zorg je dat je dat morgen niet vergeet?

LYKLE: Dat is vraag aan jullie, kijkers. Zet maar in de chat. Hoe zorg je ervoor dat je dat ene boek niet vergeet mee te nemen morgen? Marie Louise, wat zou jij doen?

MARIE LOUISE: Klaarleggen in m'n tas die meegaat. (GELACH) Wat ik een hele mooie vind, is: geef dingen een plek waar het betekenis heeft. Als dat boek... De tas gaat mee naar het werk, dus dan zit het boek daarin.

ARJAN: Waar het hoort. En voor jou, Lykle? Wat zou jij doen om het niet te vergeten?

LYKLE: Ik denk dat dat bij mij, ultimo, ook het beste zou zijn. Ik heb in huis twee hoekjes van tafels waar ik ook dingen op neerleg die nog ergens heen moeten. Dat zijn voor mij de reminders. Als het hoekje leeg is, is het klaar.

ARJAN: De uitgifte heet dat bij ons. (GELACH) Pakketten, meeneemdingen.

LYKLE: In een huishouden met meer deelnemers zijn niet alle hoekjes even onkwetsbaar. (GELACH) Dus ik moet daar wel op letten. Het meest zekere is in de tas stoppen.

ARJAN: Waarom leg je het op die plek neer, waarom stop je het in je tas?

MARIE LOUISE: Omdat die tas meegaat.

ARJAN: Je zou ook niks kunnen doen, toch?
MARIE LOUISE: Je kan ook de volgende dag er proberen aan te denken. Bedoel je dat?

ARJAN: Ja, maar gaat dat lukken?

LYKLE: Mijn eigen ervaring is als ik nu denk: Dat is handig om te doen, dan kan ik het ook maar beter nu doen, want anders denk ik morgen: Daar had ik toch aan gedacht? En toen had ik er wel aan gedacht, gister, maar geen actie ondernomen. Als het iets is wat ik met een minimum aantal handelingen kan doen, dan probeer ik het wel meteen te doen. Want mijn hoofd werkt zo dat als ik er serieus over nagedacht heb, maar ik heb het niet uitgevoerd, kan ik de dag erna toch denken dat ik het gedaan heb.

ARJAN: Ik denk dat jouw hoofd werkt als die van heel veel mensen. Als je denkt: Dat moet ik morgen niet vergeten, dat je half en half weet: dat wordt een hele kunst. Ik weet niet of er nog creatieve oplossingen in de chat zijn. Broodtrommels, autosleutels?

LYKLE: Jeltje zegt: Ik stop het nu alvast in m'n tas of ik zet een reminder in m'n telefoon.

ARJAN: Dus als het fysiek kan, ben je gesteld. Als je eraan moet denken om iemand te feliciteren, kan een digitale reminder. Soms zeggen mensen: Anders vergeet ik het. Ik zeg: Vergeten is misschien nog te verkiezen boven te vaak en op de verkeerde momenten eraan denken.

LYKLE: Ja, en die reminder op de telefoon. Ik heb twee, drie jaar geleden al m'n reminders en meldingen uitgezet. Dat heeft echt een heel heftig effect gehad. Ik kijk pas weer eens op m'n telefoon wanneer ik hem oppak. En dan zul je zien dat ik al lang in de trein zit, dus de reminder van dat boek ook niet op tijd gezien heb.

ARJAN: Als je zegt: Digitale apparaten hebben al een te grote rol in m'n leven. Die ga ik in impact verminderen door notificaties te managen. Maar ik kan wel voor ik wegga op die plek kijken, een checklistje maken. Ik kan even een handgeschreven notitie maken met 'voordat ik morgen wegga...'. Daar een gewoonte van maken, is dan de kunst. Maar ik denk dat je dan ook zegt: Die digitale piepjes, je hebt er zo tien en dan word je er ook een beetje doof voor. Het punt dat de meeste mensen hier maken, is: ik doe meteen iets, waarbij ik de meest creatieve nog vond dat iemand zei: Als ik in bed lig en ik bedenk iets, dan gooi ik een schoen naar de deur en 's ochtends pak ik die schoen op en denk ik: Wat was dit ook alweer? Dat is wat meer denkkracht dan ik 's ochtends kan opbrengen, maar vooruit. Maar de rode draad is, bijna iedereen zegt: Ik doe nu iets om het niet te vergeten. Dat is wat we eigenlijk met Getting Things Done ook zeggen: Uit je hoofd op een plek waar het hoort. Dan hoef je er niet meer aan te denken, want dat kunnen we als mensen slecht. Maar dat je over andere dingen kan denken. Waar je aan denkt, is iets wat kracht kost en eigenlijk niks produceert. 'Ik moet om 11.00 uur Fred bellen.' Terwijl over dingen denken: ‘Hoe is het met Fred? Laatste keer was het wat kribbig in de vergadering.' Dat is waardevol. Dus aan dingen denken levert niks op en kan ook in de weg zitten. We kennen allemaal tijden dat je heel veel aan je hoofd hebt. Je hebt veel aan je hoofd, je moet van alles doen en niet vergeten. Iemand schiet je op de gang aan: Kan ik even twee minuten tegen je aan praten? Ik kan me voorstellen dat je biologisch zegt: Nee. Terwijl als je die dingen geparkeerd hebt en denkt: Er moet van alles gebeuren, maar dat zie ik zo wel.
En iemand zegt: Mag ik even tegen je aan praten? Jij een kop koffie en 'dat gaan we even doen.' Dus als dat 'aan dingen denken' weg kan, is het ook echt bevrijdend om over dingen te kunnen denken.

LYKLE: Is dat wat hij echt zei?

ARJAN: Letterlijk. In het Engels is het iets anders: your mind is for having ideas, not holding them. Ik vind het zelf in het Nederlands iets beter klinken, omdat je aan dingen denken makkelijker kan uitbesteden, terwijl 'holding ideas' iets abstracter is. Het idee 'waar denk je aan?'... Of hebben we nog creatieve oplossingen?

LYKLE: Een iemand heeft het nog wat uitgebreider. Die zegt: Boek meteen in de tas stoppen en visualiseren dat je het boek overhandigt aan de collega zodra je die ziet.

ARJAN: Als je dingen geheugenvriendelijk wil maken, is hoe concreter, tastbaarder... Zo kun je ook hele toespraken met een soort geheugenpaleis... Die visuele trigger kan helpen.

LYKLE: Dan moet het boek wel in je tas zitten.

ARJAN: En als het een fysiek iets is wat je aan iemand kan geven, is dat makkelijker te visualiseren dan iemand nog feedback geven over een presentatie die ze deden. Het leent zich iets meer voor visualisering. Wat volgens mij een leuke oefening is, is om pen en papier of een notitieapp te pakken en twee minuutjes te nemen om te kijken: wat heeft nu je aandacht, waar denk je aan? We hebben het net vrij veel gehad over dingen die je wilt doen, maar het kan ook een idee zijn, een inzicht. Het kan dat je een citaat op de radio hoorde of in een boek las wat je bezighoudt. Dus dat wat je aandacht heeft, is niet per se iets wat je moet doen. Sterker nog: die dingen heb je steeds vaker als je hier beter in wordt, al direct de eerste geparkeerd dat je ze toe zei. En dan is het vooral vastleggen wat je intrigeert of waar je nog niet helemaal uit bent wat je ervan vindt. Een simpele vuistregel is: als je het niet gaat noteren, komt het terug. Terwijl de meanderende gedachten, we kijken hier uit over een nieuwbouwwijk, ik zie wat water en wat riet, die meandergedachten komen nooit meer terug. Dus dat is een beetje de vuistregel. Dus als we een tweeminutentimer kunnen starten, kunnen we de minddump doen en zien wat dat oplevert.

LYKLE: Regisseur Jim heeft als het goed is de video klaarstaan. Die duurt precies twee minuten. En op het moment dat die ingestart wordt, gaan we van start. Ga je meedoen, Marie Louise?

MARIE LOUISE: Ik heb het net in de trein al zitten doen.

(De tweeminutentimer voor de minddump loopt. Over 2 minuten wordt het gesprek voortgezet)

LYKLE: Dat was het filmpje dat twee minuten duurde waarin je een minddump hebt kunnen maken. Daar staat nu van alles bij heel veel mensen. De een zal denken 'dat was het ook wel' en de ander 'ik ben nog lang niet klaar'. Hoe gaan we nu verder?

ARJAN: De eerste vraag is of je er überhaupt mee verder gaat. Voelt het als opluchting, verzuchting, allebei?

LYKLE: Op een schaal. Die stellen we aan jullie, lieve kijkers. Dat is een pollvraag. Die komt nu beschikbaar voor jullie. Hoe voel je je nu na de minddump? Heb je dat gevoel van 'gelukkig, het is eruit' of van 'oh nee, wat een lijst'? Of zit het er ergens tussenin? Laat het ons weten. De meerderheid zegt op dit moment... Ik had drie opties gegeven: opluchting, verzuchting of hetzelfde als ervoor. De meerderheid zegt: Ik voel me hetzelfde als ervoor. Maar er is toch ruim 27 procent die zegt: Het voelt als een opluchting. 'Fijn dat ik het even als lijstje heb', vul ik even voor jullie in. En nog steeds zegt een kwart van de mensen: Het voelt als een verzuchting. Van: 'Wow, dat is echt wel veel', denk ik dan ook weer namens jullie.

ARJAN: Ik denk dat je dat goed denkt.

LYKLE: Wat ervaar jij als je mensen minddumps laat doen? Is dit een beetje een normale verdeling? De meerderheid denkt van: Mwah, jahoor.

ARJAN: Veel mensen zeggen: Ik had het in m'n hoofd, nu schrijf ik het op. Je moet het ook ervaren dat het wel echt fijner is om het in taal te gieten. Dat geeft je grip. Het zien geeft wat afstand tot ideeën. Dus dat is al meerwaarde. Maar als je er verder nuchter onder blijft, is dat meerwaarde. Het slechte nieuws is dat degenen die dit spannend en belastend vinden, daar is dit wel hoognodig voor. En voor degenen die zeggen 'ik vond het wel lekker', is het misschien al een gewoonte, of het zijn mensen die al wat beschouwender en reflectiever zijn. Dus als je het spannend vindt, is de kans groot dat je zoveel ideeën, invallen, acties hebt die of nergens staan of juist op heel veel plekken tegelijk, dat dit precies is wat je moet doen en waarvan je nog niet ervaren hebt dat stap twee, er een beslissing over nemen, en drie, het op een plek zetten waar het hoort, dat het dan ook instrumenteler wordt.

MARIE LOUISE: Het is vooral ook heel fijn als je het heel erg druk hebt. Dus als je merkt 'er is nou zoveel', dan even ervoor gaan zitten en 'wat is het nou allemaal?' en dan kun je gewoon weer verder. Het heeft in ieder geval een plek. Je gaat het niet vergeten. Dat geeft heel veel rust, bij mij tenminste. En of ik er ooit iets mee ga doen…

LYKLE: Daar begint het. Dus niet alleen het lijstje maken, maar er zitten nog twee stappen achteraan.

ARJAN: Ja, wij noemen dat 'inbox zero', dat je beslissingen neemt. Het voornaamste is dat je je realiseert dat schrijven nut heeft in zichzelf, maar het krijgt nog meer nut als je het erna verwerkt. En als mensen zeggen: Ik schrijf dat al voor de derde keer op, dan zeg ik: Dan moet je de stappen beslissen en organiseren ook hebben, en dan reflecteren en doen, om te ervaren dat dat heus goedkomt of dat je beslist er niks mee te doen. En als je dat een aantal keer ervaren hebt, wordt het schrijven minder belastend.

MARIE LOUISE: Als het iedere keer weer terugkomt, misschien moet je dan zodanig formuleren: Wat is dan het eerstvolgend wat ik zou kunnen gaan doen?

ARJAN: Ja, pas op de plaats maken als je iets zo veel opschrijfT of er niet aan toekomt, het vooral als data te zien. Een manier die we dan gebruiken, is het concreter maken. Wat is de eerste stap?

MARIE LOUISE: Dan heb je het misschien te groot gemaakt.

ARJAN: Omgekeerd: Soms moet je juist uitzoomen. Waarom blijft dit staan? Ik heb een teamopdracht op me genomen, maar eigenlijk past het niet bij mij. Of ik heb op me genomen om feedback te geven, maar ik ben het er niet mee eens. Maar ergens in die vergadering heb ik daar ja op gezegd. Dus als je iets niet doet en uitstelt, zie je het als data. En een technicus maakt de actie concreter, preciezer. Een ander is: ga eens na waarom. Wat maakt dat je niet in beweging komt? Het kan ook dat je het niet leuk vindt. Dan moet je jezelf te slim af zijn. Bij inbox zero hebben we een beslisschema. En dat betekent dat je bedenkt: wat is dit? Iets wat je nog wilt doen of wilt bedenken. Zit er een actie in? Zo ja, welke? Dan kom ik bij jouw techniek: wat is precies die actie? Gebruik werkwoorden. Dan landt het op een lijst als je er iets mee wil doen, en het landt in archief of prullenbak als je er niks mee wil doen. Dit is iets wat we in de training oefenen. En de meerwaarde hiervan is, is dat je steeds meer went aan: je bedenkt iets, maar dat hoeft nog niet de actie te zijn. Door te formuleren wat de actie is, word je daar beter in. En het tweede is als je beslist er niks mee te doen, moet het daar ook eindigen. Als je dit als team doet, kun je beslissen: We zitten te mopperen over iets, laten we het schema maar gebruiken. Actie, ja of nee? Moeten we niet doen, geen energie instoppen. Als iemand dan weer zegt: Ja, maar... Nee, we gingen er niks mee doen. Dus het geeft ook een soort precisie in: waar heb je commitment aan en waar niet? En wat is dat dan commitment?

LYKLE: Een stukje binnen digitale fitheid, een stukje hygiëne ook misschien wel.

ARJAN: Ja, precisie en denken, overzien waar je wel of niet iets mee doet. Vroeger zeiden we inbox zero letterlijk. Dat kon ook wel met mail in 2001, 2002.

LYKLE: Dat gebeurt mij niet zo vaak meer. (GELACH)

ARJAN: Als je nu zegt Teams, Slack, WhatsApp, e-mail, meerdere e-mailaccounts… Sommigen sturen voor de zekerheid nog een berichtje dat ze gemaild hebben.

LYKLE: 'Heb je mijn mailtje al gezien?'

ARJAN: Ik zei net al even: De kwantiteit neemt toe, de kwaliteit neemt af. En de verwachte reactietijd is ook afgenomen. Daarnaast klinkt mail als een digitale brief, maar het zijn veel meer conversaties. Inbox zero zou voor sommige mensen een dagtaak zijn als je dat letterlijk neemt. Vandaar dat we nu zeggen: inbox zero betekent 'zero attention', nul aandacht. Dus je kijkt zo vaak in mail, alle inboxen waar je verantwoordelijk voor bent, dat er niks is wat je van je plan afhoudt, en dan ga je door. Het fysiek opruimen doe je op het moment dat je het met grotere slagen doet en met grovere bewegingen doet.

MARIE LOUISE: Dus je hele inbox oppakken en floep, naar het archief.

ARJAN: Of tegen mensen zeggen, even het standaard antwoord: We hebben prioriteiten afgesproken, daar horen deze niet bij, spreek me later aan. Of: we zien elkaar nog in een vergadering, laten we het daar even opgooien. Dus in plaats van alles te beantwoorden, ga je veel meer zeggen: Deze dingen pak ik op en deze niet. Dat wil niet zeggen dat ik er niks mee doe. Maar dat wordt dan wel: 'ik ga het niet doen' of 'ik denk niet dat ik het moet doen'. En dat zijn dus veel meer antwoorden waarin je zegt: Als iedereen die mijn e-mail heeft mij opdrachten kan geven en ik ben gehouden om die allemaal te beantwoorden, waar zeg je dan ja op?

LYKLE: Dus inbox zero nemen we niet meer zo letterlijk dat je mailbox leeg wilt hebben, maar meer overdrachtelijk dat je weet dat er niks is wat nu nog in de fik staat, zodat je gewoon de rest van je werk kunt gaan doen.

ARJAN: De fik geeft een zekere urgentie. Het zou ook iets belangrijks kunnen zijn. Stel dat er een grote kans is die iemand mailt waarvan je denkt: Daar moeten wij mee aan de gang... Of dat er iets heel leuks is wat intellectueel verrijkend is of teambindend kan zijn. Dat zijn de dingen die je op wil pakken. De andere dingen komen wel, maar niet nu. Zero attention betekent dat ik die frequentie niet hoger maak dan voor mijn rol nodig is. Dat betekent ook dat als een mailtje van dit kaliber binnenkomt met als onderwerpsregel 'Update', en een heleboel tekst, dat je dan denkt: Wat moet ik ermee?

LYKLE: Ja, precies, want dat zal voor veel mensen wel een herkenning zijn. Helemaal als je in een organisatie werkt waar de cc enthousiast wordt gebruikt. Dat de onderwerpsregel van de mail al je niet helpt om te bepalen of je ernaar moet kijken, en dat het ook nog uitgebreid wordt ingeleid. Ik heb een keer een training piramideschrijven gehad en oprolbare persberichten. Dus dat betekent dat het allerbelangrijkste bovenin moet staan. Naarmate er meer tijd is, mag je detail toevoegen. Maar lang niet iedereen schrijft zo. Dus hoe overleef je zo'n mailbox?

ARJAN: Wat zou je met dit mailtje doen? Je denkt: Lief, maar wat moet ik ermee.

MARIE LOUISE: Later. (GELACH) Ik schuif hem door. Je kijkt naar wie het is, heel snel scannen, en als er niks belangrijks in staat, gaat hij naar 'later', als ik er tijd voor heb. Maar ik krijg ze bijna niet meer.

LYKLE: Misschien zit er ook wel een wisselwerking in. Als iemand vervolgens denkt: Hoezo krijg ik geen reactie van jou? Dan gaan ze piepen. En dan kun je ze misschien ook een keer uitleggen: Waarom ik niet gereageerd heb, is omdat ik er geen chocola van kon maken.

MARIE LOUISE: Het is ook van wat je zelf uitstuurt, krijg je ook terug. Dus als je zelf ook lange brieven stuurt, krijg je ook lange brieven terug.

ARJAN: Of als je open vragen in een mail stelt, iemand die beantwoordt, maar het net niet was wat jij bedoelde. Er zit zeker interactie in. Het risico van het uitstellen... Het beslisschema eindigt met een beslissing, of iets doen of niet. Dus het is nooit later. Hoogstens als je beslist iets te doen, doe je het niet nu, maar later. Dus bij deze zou ik zelf wel interessant vinden om te kijken: wat kun je doen? Lezen en beantwoorden, later lezen, niet lezen en feedback geven. Sommige teams spreken met elkaar af 'TL;DR', 'too long, didn't read'. Als een soort provocatie naar elkaar van: sorry, doe dit maar even opnieuw. Veel mensen maken hem ongelezen en laten hem staan, maar dan krijg je een bezinksel van vaag, ongedefinieerd, ongearticuleerd...
Dus ik moedig wel aan een beslissing te nemen en er of iets mee te doen, of niet. Maar niet: 'als ik tijd heb', want er komen geen extra uren in de dag bij.

MARIE LOUISE: Ik hoorde van mensen dat je AI kunt gebruiken, voor de hoofdpunten. Dat zou fijn zijn.

ARJAN: Zeker. Er zijn mailclients die dat hebben en dat zullen er meer worden. Maar tegelijkertijd is het risico wel dat je daar wat ingooit en jij er wel uitkomt met AI in plaats van af te spreken: een open vraag in de mail kan niet. Het kan wel, maar dan beantwoord ik hem niet in de mail, maar bellen we elkaar erover. Een mail die lang voelt moet piramidaal zijn. Dat begin. Verder lezen of overbodig maken. Of dat jij weet dat je die detaillering wilt hebben.

LYKLE: Ik vind de vierde optie van jou, 'too long, didn't read', wel een hele provocerende, maar die legt de verantwoordelijkheid terug bij de zender. En ik denk dat dat iets is waar we als collega's van elkaar, elkaar mee zouden kunnen helpen. Misschien had de ander er geen erg in. Die zat zo in het verhaal. Het kost meer moeite om een korte brief te schrijven dan een lange.
Van wie is die quote ook alweer? 

ARJAN: Multatuli, Mark Twain...

MARIE LOUISE: Ik had er geen tijd voor, dus het is 200 pagina's geworden.

LYKLE: In plaats van zitten en nadenken over de essentie van wat je wilt weten en dan een besluit maken.

ARJAN: En het bespreken. Inbox zero is aandacht bij de inbox, maar het kan ook betekenen dat je het wat structureler gaat proberen. 'Bedankt voor je mail...' Maak een bespreekpuntenlijst. Al die korte vragen kunnen we dan samenpakken. Als je iets delegeert of vraagt en iemand reageert niet, kan het ook zijn dat je zo beleefd bent dat je het wollig ingepakt hebt, dat iemand met de beste wil niet weet wat die voor je kan doen. Dus die aanleiding om het te bespreken maakt inbox zero ook weer makkelijker. Dat is wat wij met 'I am tao'- communicatierichtlijnen doen. Waar het ook het vorige webinar erover ging. Als je het in de bron kan oplossen dat de communicatie krachtiger en impactvoller wordt, dan is die inbox ook niet zo'n bende treurnis.

LYKLE: Dat is absoluut waar. Daar wil ik graag op teruggrijpen, want vorige week ging het webinar over De Team Werkovereenkomst. Als RADIO zijn we daar sinds een jaar mee bezig. En mijn inbox is veel leger dan die ooit was. Dus het is ook veel makkelijker om te denken: Dit kan ik even aanpakken. Als je daar met je collega's afspraken over maakt, help je elkaar enorm.

ARJEN: En ik merk ook zelf dat als je geen goede onderwerpsregel kan verzinnen, het geen mail is. Dan moet je bij iemand binnenlopen en praten, want dan is het nog niet zo afgemeten dat je het in tekst kan gieten. Dat is helemaal geen punt, want er zijn communicatiemiddelen te over. Het voorkomt ook dat je in voorkeuren blijft hangen. Sommigen vinden bellen fantastisch, anderen krijgen er een hartaanval van. Maar als je met elkaar bespreekt dat het soms objectief sneller en fijner is. Dan hebben sommigen misschien een berichtje vooraf nodig: We gaan bellen. Zoals mijn dochter zei: Dan gaan we terug naar de Middeleeuwen. Maar dan is dat gewoon het snelst, en dus wordt inbox zero makkelijker, en dus is de kwaliteit hoger. Dat zou betekenen dat je dan kan zeggen: Hoe vaak per dag moet je e-mail bekijken, gegeven dat we afgesproken hebben dat er niks urgents in kan zitten?

LYKLE: Dat is weer een pollvraag voor jullie, lieve kijkers. Wat is jouw eigen praktijk? Hoe vaak per dag open je je mailbox om te kijken wat erin staat? Je hebt een paar mooie opties gekregen, twee à drie keer per week. Ik mail weleens met mensen en dan staat het vaak ook onder in het antwoord. 'Ik lees m'n mail maar zo vaak.' Die communiceren dat heel expliciet. Is het een, twee, drie keer per dag of staat die eigenlijk continu open? Ik heb Outlook continu aanstaan, dus ik zou voor optie E kunnen kiezen, maar mijn praktijk is dat ik een aantal keren per dag Ctrl+1 doe om even te kijken wat erin staat, dus dan kom ik op optie D uit.

MARIE LOUISE: Ik ook denk ik. Eigenlijk meer dan dat me lief is, omdat ik merk dat het toch wel heel erg fijn is om te zien van: er komt iets binnen, openen.

ARJAN: Het roesje van iets nieuws.
MARIE LOUISE: Dat vind ik wel een aandachtspunt. Hoe krijg je een langere periode dat je geconcentreerd ergens aan kunt werken? Dat is best lastig.

ARJAN: Dat zich ook achter deze vraag. Er is niks mis met je e-mail bekijken. Sterker nog: veel collega's zullen het fijn vinden snel antwoord te krijgen. Veel externen zullen het fijn vinden. Maar het versnippert zo makkelijk je aandacht. Lykle, als je inderdaad zegt: Outlook staat open...

LYKLE: 73 procent zegt dat het continu openstaat.

ARJAN: Dat past wel bij mijn beeld.

LYKLE: En dan... Ik zag die laatste optie niet in m'n overzicht, dus ik dacht: Wat weinig antwoorden. Er is niemand die twee à drie keer per week opent. 1 procent van de kijkers doet het één keer per dag. 8 procent van de kijkers doet het twee keer per dag. 10 procent van de kijkers doet het vier keer per dag. Wellicht op onze manier. Maar de overgrote meerderheid, 72 procent, zegt: mail staat de hele dag open.

ARJAN: Ja, en gegeven de mensen die dit zullen zien, zullen het niet mensen zijn die bijna allemaal... Meldingen van lekkages die direct opgelost moeten worden of assistenten die vlak voor 'n vergadering een bericht krijgen dat iemand later is. Want dan is mail heel operationeel, heel kortcyclisch en dan wil je het zien. Voor de meesten zou het 'n asynchroon communicatiemiddel moeten zijn. Bij Outlook kan je dan misschien wel met Ctrl+1 terug naar de mail. Het kan zijn dat je in Outlook agenda, taken of notities zit. Het kan dat je de mail open moet hebben om met die mail dingen te doen.

LYKLE: Dat is wel een praktijk die ik goed herken. Je bent bezig met de vraag die in de mail gesteld werd, dus dan heb je de mail erbij.

ARJAN: Dan kan je overwegen als je merkt dat je veel onderbrekingen hebt, je zit in de mail te werken, maar je ziet dingen binnenkomen… Outlook is er helaas voor geoptimaliseerd. Wat binnenkomt, ga je zien. Dan kan je zeggen: Kan ik mails waarmee ik iets ga doen naar OneNote verplaatsen? Of kan ik ze in een taak invoegen en dan separaat oppakken?
LYKLE: Er komt een commentaar binnen. Ik kan niet zien van wie het is. De vraag is: is mail niet een achterhaald concept? Digitale versie van een brief. Zijn er al organisaties die Teamschat gebruiken en geen mail meer gebruiken?

ARJAN: Een paar teams zeggen: Interne communicatie is Teams. Als je iets in een project mailt, is er een kanaal voor. Als je iets wilt chatten, kan je het 1-op-1 of in een groepje doen. In dat kanaal zitten de relevante notities, bestanden, gesprekken en een planbord. Dus aan een project werken is niet meer uit de inbox 'reverse engineering' wat er allemaal aan mail binnengekomen is ooit, met de belangrijkste oriëntatie wanneer het is binnengekomen, waar je als kenniswerker het minste aan hebt. Dus in een kanaal gaan werken als Slack, Teams of Basecamp, daar kun je zeggen: 'Ik ga aan een project werken. Wat relevant is, is daar.' Iemand aan een project toevoegen is één iemand toevoegen. In plaats van versnipperd in mail, waarin mensen, als ze antwoord op elkaar geven...

LYKLE: Maar een deel van het gesprek hebben meegekregen. Er komt nog een reactie binnen van Mark: Hij staat continu open, omdat in mijn agenda m'n acties staan, en soms moet ik documenten opzoeken. Elkaar documenten mailen hoort er ook nog bij.

ARJAN: Dus de verwevenheid van e-mail in andere applicaties. Wat je zou kunnen overwegen, Outlook heeft een versie met snelkoppelingen, dan kun je je eigen boomstructuur bouwen. Je zou offline kunnen werken of dingen naar OneNote kunnen doen. Als je zegt: Ik heb er genoeg last van dat ik het anders wil organiseren. Dan zou je kunnen kijken hoe je het anders kan doen. En dan zijn er betere tools om hetzelfde te bereiken heel wezenlijk. Een samenwerkingsplatform waar je naartoe gaat, wint dan aan impact.

MARIE LOUISE: En documenten die je nog nodig hebt, om die dan in je inbox te bewaren, vind ik best wel een risico. Ik kijk zelf altijd van... Uiteindelijk heb ik nauwelijks documenten in m'n Outlook staan die ik ergens voor gebruik. Ze staan in Outlook, op m'n schijf of in ons documentmanagementsysteem. Net zoals dat je je bestek in de bestekla legt en niet in de badkamer. Als ik een document in Outlook heb staan, is dat voor mij een plek waar het niet hoort.

ARJAN: Die samenwerkingsovereenkomst, de communicatierichtlijnen, als je zegt: Waar horen bestanden als ze onderhanden zijn? Hoe kan ik zien of ze onderhanden zijn? Het feit 'waar horen ze' betekent dat bij veel mensen opruimen lastig is, want 'waar hoort dit?', dan maar in de inbox. Terwijl als je zegt: Ik weet waar het hoort afhankelijk van de status, wie meedoen, hoort het in OneNote een pagina te zijn, in een kanaal of we hebben een mapje 'in ontwikkeling' of we hebben een gedeeld bestand toegevoegd aan een kanaal. Als je weet waar het hoort, wordt opruimen makkelijker. Als je zegt: Ik ben ermee doende, anderen ook, als het in de inbox staat, vergeet ik het niet, dan wordt het een hele gezellige stapel ongedefinieerde diversiteit.

LYKLE: Mensen hebben een voordeur met daarachter een halletje, voordat je de andere ruimte ingaat. Het is net alsof je alle spullen die je meeneemt naar buiten in het halletje parkeert voor de volgende keer. Dat staat in de weg.

MARIE LOUISE: Een beetje hoardergedrag. Er zit misschien wel iets in wat belangrijk zou kunnen zijn.

ARJAN: En waar dat hoort, weet je niet. Met de training inventariseren we waar dingen binnenkomen en je wat mee moet. Waar houd je notities bij, waar moet je op antwoorden, waar parkeer je websites waar je iets mee wilt? Als je dat in kaart hebt, kun je in het wekelijks onderhoud de balans opmaken. Er zit ook altijd een vraag bij van platte vlakken. Dat varieert van vensterbanken tot het eerste tafeltje achter de voordeur, tot traptreden. Als mensen niet goed weten wat ze ermee moeten, leggen ze het daar neer. Dat geldt voor best veel dingen, dus dat wordt een stapeltje. Dan ligt er een zaklamp zonder batterijen, een brief waar je nog iets mee moet.

LYKLE: En dan op een gegeven moment gaat het je ergeren en dan levert dat je de energie om het stapeltje aan te pakken. Zullen we door naar de volgende?

ARJAN: Dat is het wekelijks onderhoud. Wat we tegenwoordig veel meer benadrukken is dat wekelijks onderhoud een wezenlijk moment is om reflectie te doen. Maar als dat het enige moment in de week is en je hebt nog de letterlijke definitie van inbox zero, dan is dat eigenlijk opruimen en dan is een uur niks. Wat we nu meer benadrukken, is: maak een inbedding voor een dag door een dagstart en een dagsluiting. Paar minuten aan het begin en aan het einde van de dag. Dan heb je ook veel meer een gevoel: Ik heb al een moment reflectie gehad. Met een zekere intentie ben ik die begonnen. En als je dan toch het wekelijks onderhoud doet, is dat vooral op projecten gericht. Dan is het vooral voor reflectie bedoeld, anders dan wat de meesten nu doen. Is het interessant om deze vraag te doen of kunnen we gissen waar mensen zitten?

LYKLE: Ik wil deze vraag ook wel stellen. We hebben 'm klaarstaan als poll. De vraag aan jullie, lieve kijkers, is: doe je aan wekelijks onderhoud? In enige vorm, maakt niet uit wat. Heb je een routine om op wekelijkse interval even te kijken naar hoe dingen gaan? De opties zijn hetzelfde als die op het scherm zijn. Ik zie dat 34 procent zegt: Het is me nog nooit gelukt. Een kleine 30 procent zegt: Het is me weleens gelukt. Een kleine 20 procent zegt: Ik heb het een tijdje volgehouden. En nog een kwart, iets meer, zegt: Ja, dat is bij mij een gewoonte.

ARJAN: Oké, dat is nog een hoge score vind ik.

LYKLE: Go, kijker. Goed gedaan. (GELACH)

ARJAN: Ik denk dat jouw toevoeging relevant is. Een vorm, dat is wezenlijk. Stel dat iemand zegt: Voor mij is het vooruitkijken in de agenda. Super. De ander zegt misschien: Het is een moment om de balans op te maken. Ook goed. Het idee dat je een reflectie doet, maakt de kans dat het uitbreidt groter is. Wat we tegenwoordig erg benadrukken, is dat we bij het wekelijks onderhoud zeggen: Als je begint met achterstand opruimen, geeft dat geen energie, is niet leuk en het kan ook makkelijk een uur duren. Stel dat we zeggen: Die inboxen, de belangrijkste dingen heb je gezien, de rest doe je af en toe met batch processing, groepsgewijs uit. Begin het wekelijks onderhoud met je projectenlijst. Wat zijn de middellange resultaten waaraan je gecommitteerd bent? Wat zijn de projecten die je zelf doet of gedelegeerd hebt? Wat zijn belangrijke evenementen in je agenda? Alles wat substantiëler is, pak die lijst beet. Als je die lijst niet hebt, maak 'm. Mag op een whiteboard, mag in Excel, in welke vorm je ook maar wil. Als je daar nou mee begint, kijk je alleen naar de middellangetermijn-resultaten. Als je dan terug redeneert naar je agenda en takenlijst, heb je een beter filter. Dan kan je zeggen: Dit zijn de dingen waar ik iets voor oplever. Een advies, een presentatie, een nota. Ik merk dat ik daar niet aan toekom, want nu ik m'n takenlijst bekijk, zitten er veel te veel dingen in die daar niet aan bijdragen.

MARIE LOUISE: Dat nodigt ook meer uit om te gaan kijken van: wat voor soort projecten zijn het, wil ik hier wel mee bezig zijn en hoe kan ik daar wat strategischer mee omgaan? In feite zit daar de winst in.

ARJAN: De projectlijst is ook het scharnier- punt naar hogere horizonnen in de zin van: waarom doe ik ze, draagt het bij, heeft het impact? En is het scharnierpunt naar de grond van: wat doe ik dagelijks allemaal? Als die lijn er is, is de projectlijst bijna altijd een goede indicatie.

MARIE LOUISE: Ik kwam erachter toen ik een projectlijst had gemaakt. Ik keek ernaar en dacht: Wacht even, er zit een rode draad in als ik volgend jaar bij een bepaald punt wil zijn. En dat betekent dus ook dat ik die projecten zodanig kan gaan sturen, dat het nog meer effect heeft voor datgene wat ik op langere termijn wil. Dat is leuk. En dan kan je zelfs de gewenste uitkomst binnen een project, de keten projecten of de mate dat je er tijd instopt, die wordt dan ook belangrijker, omdat je meer motivatie voelt. En het heronderhandelen of nee zeggen, wat nooit leuk is... Mijn idee is: hoe meer je innerlijk gemotiveerd bent, omdat je zegt: ‘Dit wil ik wel doen of meer doen’, hoe makkelijker dat gesprek is. Soms zeggen mensen: Ik moet leren nee te zeggen. Misschien moet je leren volmondig ja te zeggen, want als je dat eenmaal kan, wordt het verschil met dingen die je niet wilt doen, groter. Ik denk dat best veel mensen uit loyaliteit, groepsgevoel, uit 'iemand heeft me gemaild, ik moet antwoorden' een heleboel taken hebben waar ze nooit echt ja op hebben gezegd. Een zekere ambivalentie in 'ik pak het wel op, ga erachteraan, kom er op terug.' Als je echt volmondig ja zegt, en de projectlijst is daar goede uitnodiging toe, maakt dat het iets makkelijker, zeker als je wat introverter bent en een teamspeler wilt zijn, om te zeggen: Alles wat ik hier in doe, doe ik niet in iets anders.

LYKLE: Ik pak even een comment erbij, die gaat eigenlijk nog over e-mail. Winfred zegt: Ik wil het lezen van de mailbox graag minder frequent doen, maar als ICT-beheerder komen er veel notificaties binnen via de e-mail die mogelijk meteen mijn aandacht nodig hebben. Dat heeft hier ook raakvlakken mee. Nou ga ik heel onaardig zijn, Winfred, het zou je werk moeten zijn om daar bovenop te zitten, maar kennelijk, in jouw positie, zit dat niet helemaal uitgelijnd met de prioriteiten, met de dingen die belangrijk zijn.
ARJAN: Ja, en wat daar denk ik handig is: kunnen we het structureel doen? Kunnen we er een functioneel e-mailadres van maken? Kan het bij toerbeurt? Kan het niet beter in een ticketsysteem? Mail is vrij, en dan heb je vast eerst een paar vragen nodig van de gebruiker: wat is er precies aan de hand? Als je het dan toch moet doen... Sommigen hebben een makerrol, uren werken aan complexe dingen oplossen, en een zogenaamde 'minder-rol', een zorgdrager. Dat zijn moeilijke switches. Het kan dat voor deze persoon geconcentreerd iets oplossen, en er komt iets binnen wat die binnen twee minuten kan oplossen en verder... Je zou heel goed in die switches moeten zijn, maar dat is biologisch wel uitdagend.

LYKLE: Je kunt zomaar 23 minuten nodig hebben voor je weer in je flow zit.

ARJAN: Het onderzoek 'No task left behind' illustreert dat.

MARIE LOUISE: We hebben dat ooit uitgesplitst bij een afdeling communicatie waar ik werkte. Dan krijg je iedere keer media aan de telefoon. En media is precies hetzelfde als met mail. 'Er is iets aan de hand, ik moet gaan rennen.' Iemand die communicatieplannen wil schrijven, als die iedere keer zo'n bericht krijgt, ben je uit je flow. Dus we hadden het gesplitst. 'Jullie zijn van de communicatieplannen en een ander pakt de telefoon vandaag.'

ARJAN: Als je het per toerbeurt kan doen, kan je soms stroomopwaarts bewegen. Als je een paar belangrijke spelers hebt, en die kan je regelmatig checken 'komt er nog wat' of 'we zijn ermee bezig'... Ik denk dat het soms ook wel een zekere gewoonte kan zijn om dingen op te lossen. Het is heel lekker als iemand de vraag heeft en je kan 'm oplossen.

LYKLE: Daar zit een dopaminekick in. Je hebt weer wat gefikst.

ARJAN: Dus bij dit zou ik zeggen: Doe eens wat reflectie. De eerste vraag is wel: zijn het objectieve standaarden of is het professionele eer? Het kan dat deze persoon de lat zo hoog heeft, dat niemand hem eraan zou houden. 'Ik heb je gemaild over die storing, kom je er vandaag aan toe, fantastisch.'

LYKLE: Van perfect naar zeker goed genoeg zit vaak een gat in prestatie.

ARJAN: De mensen die mailen en meteen erachteraan bellen, wil je dat belonen? Eén klein ding: als je het wekelijks onderhoud moeilijk vindt om te doen, kan je zeggen: 'Als ik het nou eens doe en het kost me 20 minuten en ik pak die projectlijst en agenda', kun je dan in je agenda iets schrappen of heronderhandelen wat er de komende weken aan zit te komen? En dan de tijd terugwinnen voor je wekelijks onderhoud. Dat je elk wekelijks onderhoud een deel besteedt aan: kan ik tijd terugwinnen door iets wat eigenlijk niet zo nuttig, zo impactvol is.

LYKLE: Misschien zie je wel dat je de afgelopen week weer bij die ene vergadering was waarvan je je afvroeg waarom je er eigenlijk zat. En staat die voor volgende week of over twee weken weer in je agenda. Dus zou je kunnen denken: Ik ga niet meer heen. Dan heb je zomaar dat hele uur om het wekelijks onderhoud te plegen.

ARJAN: Dan kan je zeggen: Als we wat we daar doen in een gedeeld document doen en commentaar geven. Volgens mij heb ik niet een directe bijdrage, dus ik plan niks anders. Dus laat even als ik iets kan doen. Alternatieven te over.

LYKLE: Heel veel van deze dingen gaan voor een deel ook over jouw eigen professionele autonomie, over je niet het slachtoffer laten maken van wat anderen op je afvuren, bijvoorbeeld via e-mail. Maar ook denkt: Hallo, ik heb je iets beloofd. Dat moet volgende dinsdag klaar. En om dat te kunnen doen, moet ik nu aan de slag en kan ik geen afleiding hebben. Dat durven zeggen hoort hier ook bij, hè?

ARJAN: Ik denk dat dat, dan maak ik even een sprongetje naar het dashboard, dat het voor sommigen kan helpen. Dit dashboard is in Boards Lite gemaakt. Het kan ook met pen en papier. Door één kolom te hebben 'vandaag', één kolom 'onderhanden werk' en één kolom 'ambities', rollen waar ik meer in wil doen, doelen. Door dat in één scherm, op een vel papier of op een whiteboard te hebben, wordt er ook wat meer bepaald: wat wil ik nou echt? Die autonomie is voor de een makkelijk, 'daar ben ik niet van, succes', voor de ander is dat een worsteling en gewetensnood en dan helpt het wel om te zeggen: Dit wilde je opleveren. Laat dat project dat interessant en leuk is en echt impact heeft nou niet het sluitpost van je week zijn. Als je dan bij een vergadering zijn en je hebt uit beleefdheid ja gezegd, kan die dan op z'n minst naar Teams, of op z'n minst korter? Kunnen jouw agendapunten als eerste, zodat je er eerder uit kan? Je wil niet denken: Ik moet erbij zitten en het wordt altijd 11.00 uur. Zo'n dashboard is misschien wat veel in een kort webinar. Het idee is dat we vroeger bij GTD zeiden: eerstvolgende actielijst, of wachten op, of agenda, en dat we nu een training 'Slimmer werken' hebben en zeggen: Dat is zeker nuttig. Hoe preciezer je denken, hoe preciezer je verplichtingen, hoe preciezer je keuze. Maar voor sommige mensen is het lastig om aan die middellange termijn te houden. We hebben gemerkt dat een dashboard maken, waarin je links de dag van vandaag ziet en in je ooghoek ziet: dit is de rol waar je meer in wilde doen, dit zijn de prioriteiten voor de komende maand, dat je keuzes toch 'geduwd' worden naar langeretermijnkeuzes, dat het makkelijker wordt.

LYKLE: Dus nog een keer. De meest linkerkolom is vandaag, m'n agenda-items. En ook m'n mailbox of andere lijstjes?

ARJAN: Nee, alleen de agenda en de taken waar je vandaag wat aan hebt. Inbox is maar 'in'. En onderaan zie je een wolkje, een motto, intentie voor de dag. Ik vind het leuk om te bedenken: Wat voor soort dag wordt het? En wat wil je zelf nog eens even meegeven aan zelfcoaching?

LYKLE: Ik denk aan survival, wat voor plaatje daarvoor zou kunnen.

MARIE LOUISE: Het is ook een hele mooie voor managementondersteuners. Als je ziet dat de manager voor wie je werkt het ontzettend druk heeft en al die afspraken die binnenkomen, terwijl je weet: dit zijn de ambities die mijn manager heeft vastgelegd. Dan kun je ook kijken met hoeveel spoed iets in de agenda gepland moet worden.

LYKLE: De kolom daarnaast, de tweede van links...

ARJAN: Dat is onderhanden werk. In dit geval is het een widget die je laats bewerkte bestanden toont.

LYKLE: Dat kan automatisch zijn, maar ook handmatig een lijstje.

ARJAN: Ja, dit zijn de dingen die ik deze dagen aan het maken ben. En de ander is: wat zijn belangrijkere afspraken die eraan komen? Stel dat je besprekingen hebt die operationeel en praktisch zijn, maar je hebt één sleutelbijeenkomst in een project of een mijlpaalmoment, is het lekker om die te zien. Dat je niet nog de dag ervoor denkt: Oei.

LYKLE: En de laatste is op een abstracter niveau je langetermijndoelstellingen.

ARJAN: Ja, de derde is prioriteiten en doelen. Doelen zijn vaak wat formeler, prioriteiten wat informeler. Dat spinnenwebje is de rolverdeling zoals je die nu hebt, dus rollen waarin je veel doet. En de tweede is rollen waarin je minder of meer wilt doen. Die twee spinnenwebben over elkaar geven aan: je doet vrij veel admin/operationeel en je zou meer naar innovatie willen. Let daarop. En de laatste kolom is reflectie, dingen die je je aan het eind van de dag realiseert, frictie noteert, om in het wekelijks onderhoud te zeggen: Wat zijn dingen die ik deze week gezien of ervaren heb en wil ik er iets mee doen of is het maar zo?

LYKLE: Waarmee had je dit dashboard gemaakt?

ARJAN: Dit is Boards Lite. (SPELT HET UIT) Als je dit niet mag of kan gebruiken... in OneNote, met pen en papier, PowerPoint, je kan het overal in maken. Ik merk als ik dit gebruik... De linkerkolom invullen aan het begin van de dag en in je ooghoek zien wat je onderhanden hebt en wat je nog meer wilt doen, beïnvloedt de keuze ten positieve.

LYKLE: Mooi. Nice. Dan hebben we de vijf belangrijkste inzichten van 20 jaar GTD...

ARJAN: We hebben er nog eentje, samenwerken. Dat is voor een deel GTD en voor een deel... Er zijn best wat reacties nu op: Ik kan geen werk afkrijgen, want ik word voortdurend onderbroken. Als mensen niet snel antwoord op mail krijgen, gaan ze chatten. De tegenreactie lijkt Cal Newport, Deep Work. Wees onvindbaar, heb onpersoonlijke e-mailadressen, voer frictie in de samenwerking in. Als je toevallig een maker bent, die lang onafgebroken moet werken, is dat fijn. Voor de meeste mensen wil je collegiaal, voor teams, leveranciers beschikbaar zijn. Misschien wat laat nu, als we aan mensen vragen hoe productie hun week was. Dat kunnen we misschien nog even testen. Marie Louise, wat voor cijfer geef jij?

MARIE LOUISE: Een 7 denk ik. 

ARJAN: Dat is mooi. Lykle?

LYKLE: Ik denk dat ik ook wel tussen de 7 en 8 zou zitten.

ARJAN: Wat had er een 8 of een 9 van gemaakt?

MARIE LOUISE: Als ik de dingen van m'n to-do-lijstje ook echt gedaan had. Er is er eentje die ik steeds uitstel. Die heb ik vanochtend wel meteen gedaan.

ARJAN: Maar evengoed een ruime voldoende. Voor jou, Lykle?

LYKLE: Bij mij zou het de blik op de middellange termijn zijn. Vorige week was het qua uitvoering een prima week. In reflectie en kijken 'hoe staat de lange lijn ervoor', vond ik het minder fijn. Ik werd wat meer gejaagd door de dag en wat minder getrokken door de doelen.

ARJAN: Soms heb je het einde van een project of een mijlpaalmoment. Dan is dat eenmaal een week waarin er wat meer samenloopt.

LYKLE: In mijn geval ook privézaken. Die kosten ook aandacht en tijd. Die kun je niet buitensluiten.

ARJAN: Waar de meeste mensen laag scoren, is iets plannen, maar niet doen. Mensen nemen als maatstaf voor productiviteit individueel gepland werk. Terwijl als je rol is om anderen te helpen, een spontane brainstorm hebt gehad, als een vergadering uitliep, maar met goede besluiten, was het een goede week. Ik denk dat bij GTD we heel sterk op individu inzoomen, met het risico dat gepland werk doen heilig is. Ongepland werk hoort erbij, reflectie hoort erbij. Dus manage je aanwezigheid en je beschikbaarheid. Je ziet hier wat opties om dat te doen. Maar werk is van aard sociaal. Als je terugkijkt op de hoogtepunten van een maand geleden, zijn het bijna altijd sociale momenten. Dus koop Deep Work als je wilt. Maar liever investeer je in een goede balans tussen het managen van beschikbaarheid en van samenwerking. Laat het een productieve spanning zijn en geen of-of.

LYKLE: De effecten, de dingen die impact hebben gehad. Niet alleen maar de efficiëntie. Fraai. Wat kan iemand na vandaag doen of wat zou je diegene aanraden?

ARJAN: Mijn eerste is de dagstart. De kleinste praktische tip om in een paar minuten wat meer inbedding in de dag te hebben. Het is heel belangrijk om nu ook te zeggen: Wat is een actie uit vandaag? Dat kan in de chat. Als je iets typt of hardop nadenkt, beklijft het beter. Dat is ook de essentie van GTD, een actie.

LYKLE: De vraag aan jullie, kijkers, wat komt er nu in jou op om te doen met wat je in dit afgelopen uur gehoord of misschien zelf gedaan hebt? Wat zou jouw actie zijn? Ik ben heel benieuwd. En er is nog een tip: concrete, fysieke werkwoorden.

ARJAN: Een actie moet je kunnen doen en ik moet het je zien doen. Allerlei vergaderwoorden als implementeren, optimaliseren... Ik heb nog nooit iemand zien implementeren. Dus wat ga je fysiek, concreet, zichtbaar, tastbaar doen?

LYKLE: Ik heb wel plantjes in de grond gedaan, een soort van implementeren.

ARJAN: Een laborant kan iets oplossen, maar verder is dat te abstract. En uitrollen heb ik ook gehoord, dat schijnt met tapijten heel goed te kunnen.

LYKLE: Dan moet je maar net stoffeerder zijn. Laat dat weten in de comments, wat je actie zou zijn. We hebben nog een paar minuutjes voor de takeaways. Welke wil je nog even meegeven?

ARJAN: Als ik iets over Meereffect kan zeggen, dat is denk ik een hele fijne. Training is een manier om dit eigen te maken, lezen, met anderen bespreken. We hebben een aanbod dat de moderne kijk op productiviteit... Een sterke, interne visie. Wij vinden dat productiviteit bijvoorbeeld samenwerken is, van aard sociaal, de dag nemen zoals die komt en daarna misschien bedenken 'hoe kan het beter?', maar sterk oplossingsgericht. In een aantal trainingen doen we dat. Dat is denk ik een manier om je denken te oefenen. Met je eigen team, of individueel ergens naartoe te gaan, open trainingen. Dat varieert van alledaagse inbox- management, GTD in de praktijk, tot focus & richting, de hoge horizonnen. Waarom ben je op deze planeet? Dat is geen vraag voor de chat. (GELACH)
MARIE LOUISE: Een organisatie is wat je samen bent, wat je in je uppie niet kunt doen. Het gaat juist om het samenwerken en met elkaar dingen uitvinden. Dat is ook mooi aan dit verhaal. Praten over hoe je je werk doet, hoort er net zo bij als dat je bezig bent met de inhoud van je werk. Daar zit natuurlijk de winst in.

LYKLE: Hoe ik mijn werk doe, beter snap en beter kan configureren, kan ik jou ook meer van dienst zijn in de samenwerking bijvoorbeeld. Dus het is ook in jouw belang dat ik m'n aandacht erbij heb en andersom. Nog niet veel mensen hebben een actie geformuleerd die we door moeten krijgen. Er zit nog een filtertje tussen. Maar ik kan me voorstellen dat mensen zeggen: Ik ga dit proberen. Ik heb de minddump al gemaakt. Ik ga morgen die dagstart proberen. De empathie voor jezelf is belangrijk. Wees vriendelijk, wees lief. Als je merkt dat je het moeilijk vindt om te accepteren, dat het niet gegaan is zoals je had gedacht, probeer dan toch een manier te vinden om jezelf te gunnen dat je het de volgende keer nog een keer gaat proberen.

ARJAN: Als je betreurt dat iets niet gebeurd is net zo min gebeurt, waarom dan betreuren? Misschien makkelijker gezegd dan gedaan.

LYKLE: Ze komen nu. Iemand zegt: Ik ga nadenken over m’n middellangetermijndoelen en eventuele acties inplannen. Iemand gaat een dashboard opstellen, dat is Mirjam. Cindy zegt: Ik vind het dashboard erg interessant. We gaan over op Microsoft 365, dus hopelijk past dit ook. Ik ga dit deze week navragen. Dat is het ook, dit zijn tools. Die krijg je aangereikt en daar moet je achteraan als je denkt dat het beter kan. Meer nadenken over de acties van vandaag, welk groot doel dienen die? En Vic zegt: aan het eind van de dag terugkijken op de dag en kort noteren. Ik vind ze hartstikke mooi. Ik zie ook dat het tijd is. Dank voor jullie aandacht voor dit webinar over 20 jaar Getting Things Done en de vijf belangrijkste tips die we eruit hebben gefilterd. Dit webinar kun je later terugkijken. Het is onderdeel van de Maand van de Digitale Fitheid. Ga naar maandvandedigitalefitheid.nl om de rest van het programma te vinden. Er zijn nog heel veel andere leuke sessies te volgen als je daar interesse in hebt. Ik wil Arjan Broere heel erg bedanken voor z'n aanwezigheid en toelichting. Marie Louise, heel erg dank. Titus en Mira, dankjewel voor het modereren. De mensen van Online Seminar, dank voor de techniek. Mijn naam is Lykle de Vries, wij zijn van RADIO, de RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid. Dank voor je aandacht en tot de volgende keer.

(STILTE)

In beeld: Logo Rijksoverheid. 20 jaar Getting Things Done. RADIO | Leren is ‘net’werken.