RADIO Webinar: Word Persoonlijk Kennismanagement Kampioen

In dit webinar wordt toegelicht wat Persoonlijk Kennismanagement (PKM) is. Ton Zijlstra legt uit hoe je met behulp van Persoonlijk Kennismanagement beter grip krijgt op alle informatie en kennis die om je heen stroomt. Ook legt hij uit hoe je jezelf kunt helpen om met al die informatie toegevoegde waarde te creëren.

Beeldtekst: Word Persoonlijk Kennismanagement Kampioen!

LYKLE DE VRIES: Welkom bij dit webinar over persoonlijk kennismanagement met de titel: Word Persoonlijk Kennismanagement Kampioen. We bieden jullie dit webinar aan in het kader van de Maand van de Digitale Fitheid. En het is wat ons betreft voor deze editie de laatste van het jaar. We hebben drie hele mooie webinars eerder al mogen doen. Alles komt later uiteraard ook weer terug op de website van de Maand van de Digitale Fitheid, zodat je het rustig kunt terugkijken. Mijn naam is Lykle de Vries. Ik ben van de RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid. Ik zit hier samen met mijn collega Marie Louise Borsje en onze zeer gewaardeerde gast Ton Zijlstra. Goedemorgen.

TON ZIJLSTRA: Goedemorgen.

LYKLE: Voor jullie goedenavond of goedemiddag, wanneer je het ook maar terugkijkt. Weet dat je dit kunt terugkijken, dus kijk lekker mee en later kun je altijd nog pauzeren en terugspoelen als je denkt: 'Wat zeiden ze daar nou?' Jullie hebben als lieve kijkers beschikking over de chat. En daar zitten collega's klaar om jullie vragen te beantwoorden, dan wel te modereren en aan ons door te sturen. Je treft daar waarschijnlijk Titus, Janet, Willow en Sagita. Wees lief voor ze, ze zijn er om jou te helpen. Persoonlijk kennismanagement, het is een hele mond vol. Het klinkt heel erg officieel en de grap is, als je er een beetje op gaat letten, dan krijg je ook een beetje door dat het een soort superkracht lijkt te zijn voor mensen die er actief aandacht aan besteden. Want het is een methodiek om alle kennis en informatie die om je heen vliegt op zo'n manier te vangen dat het voor jou makkelijk toegankelijk is als je er later wat mee wil en dat je ermee kunt maken wat je wil. Of dat nou een notitie is, een lezing of een nota voor de minister. Het maakt allemaal niet uit. Het is een manier van organiseren die je inricht om het voor jou zo goed mogelijk te laten werken. Er was zelfs een hele summit over kortgeleden met mensen uit 13 landen die dat hartstikke interessant vonden. En toch voelt het nog als iets waar we het bijna nooit over gehad hebben. Ik kan me in ieder geval niet herinneren dat ik in m’n onderwijs ooit daar specifiek aandacht voor heb gekregen. Misschien 'n beetje op de universiteit toen ze me uitlegden hoe je onderzoek deed, zodat je je resultaten makkelijk terug kunt vinden en te verifiëren is door anderen. Maar verder was het niet zo'n skill. We gaan dus ook een beetje terug in de geschiedenis. Was dit altijd zo? Is het echt iets nieuws of heeft het veel diepere roots? Ik vind het superfijn dat jij er bent, Ton. We mochten jou in het kader van digitale fitheid al eens interviewen. Toen dachten we al: 'Wauw, dit is echt een hele wereld waar veel te halen valt voor iedereen die professioneel met informatie en kennis bezig is.' Neem ons eens mee in de wereld van persoonlijk kennismanagement.

TON: Ga ik doen. Dankjewel voor je introductie. Goedemorgen allemaal ook. Er wordt zo nog geswitcht denk ik. Ik moet eigenlijk met een soort disclaimer beginnen en dat is: het webinar heet: Word Persoonlijk Kennismanagement Kampioen. Maar een dergelijk kampioenschap win je eigenlijk niet van anderen. Dat kun je alleen winnen ten opzichte van jezelf. Het gaat niet zozeer om die vergelijking met anderen, maar het gaat om: hoe doe je dingen voor jezelf? Dus ik kan alle kijkers nu niet leren hoe zij kampioen worden ten opzichte van alle anderen. Wat ik wel kan laten zien, is wat ik doe, waarom ik dat doe, hoe me dat helpt en hoe dat voor me werkt. Dat is dan eigenlijk een manier om de eigen reflectie op je eigen activiteiten en kennismanagement te voeden. Je had het net al even over geschiedenis. Ik maak al aantekeningen zolang ik kan schrijven. Dat zie je ook op het plaatje. Dit is mijn oudste 'daily note', m'n oudste daglog, van 10 juli 1977. Dat is de vroegste die ik kon vinden. Ik had een hagedis gezien, volgens de tekst, met een streep op z’n rug en er een tekening bij gemaakt waar dat dan was. De volgende dag vermeldt het zien van een ree. Ik was kennelijk 'into' dieren spotten op dat moment. Dit is geen persoonlijk kennismanagement, laat staan een systeem, maar het laat wel zien hoe gevoelsmatig, wat ik nu doe, hele diepe wortels heeft. In mijn hoofd is het een soort continuüm van dit naar wat ik nu doe. En zo heeft persoonlijk kennismanagement zelf ook een lange geschiedenis. De Grieken waren al bezig met: hoe verzamel je argumenten, hoe zet je die ten opzichte van elkaar en hoe onthoud je dat? Dat hebben de Romeinen in de retorica opgenomen. Erasmus, je ziet hem hier vlijtig z'n eigen aantekeningen maken, adviseerde iedereen 'commonplace books' te maken waarin je de dingen die je tegenkomt, kleine quotes of fragmentjes, bewaart en dat zelf sorteert naar verschillende onderwerpen. En dat kon, omdat in de Renaissance papieren notitieboekjes veel gebruikelijker en veel toegankelijker werden. Sinds die tijd is dat dus ook een soort methodiek. Het eerste voorbeeld van dat weer knippen in losse stukjes en als een soort kaartenbak verzamelen, is al uit de 16e eeuw. Alleen ik denk dat we in de 19e en 20e eeuw dat zicht op dat persoonlijke management van kennis een beetje kwijt zijn geraakt in het collectieve bewustzijn. Dit soort methodieken werden ook gewoon in scholen onderwezen. Al gingen er dan niet heel veel mensen naar school natuurlijk in die tijden. Maar het werd wel onderwezen. Alleen in de laatste 200 jaar is de focus heel erg komen te liggen op hoe we als maatschappij kennis vergaren. Wetenschappelijke kennis, één antwoord op alles, hoe je dat bijeenbrengt. Al die mensen die daarmee bezig zijn hebben vaak wel hun eigen persoonlijke kennismanagement-methodiekjes, maar daar hebben we het dus heel lang eigenlijk niet meer over gehad. En het werd dus ook niet onderwezen. Ik heb dat op school ook echt gemist. Ik heb eigenlijk nooit leren leren, dat moest ik maar zelf uitvinden. In de jaren 50 en 60 duikt er een boek op van Polanyi waarin hij het ineens wel weer heeft over persoonlijke kennis, eigenlijk tegenover dat maatschappelijke effect van: wat vinden wij met z’n allen, waar en kennis. Hij heeft 't ook over 'tacit knowledge', waar Nonaka in de jaren 90 ook mee bezig was. Dat is de onuitspreekbare kennis. En hij praat erover in termen van: dingen die ik als vaardigheid heb of de diepe ervaring die ik zelf heb en hoe ik daar situationeel mee omga. Daar begint hij over. En dat onderscheid is voor mij heel belangrijk, want het gaat in mijn persoonlijke kennismanagement ook niet om feiten alleen of feiten op zich. Dat is niet wat ik verzamel, maar het gaat om de betekenis die ik aan dingen hecht en de dingen waarmee ik het dan weer verbindt. Daaruit komt voor mij handelen voort. Dus als het voor mij betekenis heeft, kan ik er iets mee. En dat is ook mijn werkdefinitie voor kennis. Dat is handelingsvermogen. En met leren kan ik mijn handelingsvermogen versterken. (Beeld springt even op zwart) Er gebeurde iets vreemds op het scherm. Die notie heb ik vooral uit dit boek, wat nu in beeld staat, gehaald van Karl Erik Sveiby, dat was een Zweedse businessconsultant. Die schreef een boek, 'The New Organizational Wealth', over kennis als asset in bedrijven. Dus dat ging heel erg over corporate knowledge management, maar hij startte bij de individuele professional. Die zei: 'Ik als professional moet interacteren met de wereld om me heen. Dan moet ik dingen weten, onthouden en me bewust zijn van wat ik kan en weet. In die interactie met de buitenwereld moet ik structuurtjes inrichten. Hoe ga ik daarmee om? En als het werk meer wordt, komen er collega's bij. Dan richt je een organisatie op.’ Dat vergt ook andere structuurtjes om met elkaar dingen uit te wisselen. Dus hij zet de persoon centraal. Toen ik dit boek las, was ik ook nog een ander boek aan het lezen. Dat was voor het eerst dat ik zelf naar persoonlijk kennismanagement keek als een systeem ook. Ik deed al allerlei dingen, ik maakte al notities. Maar dat je daar ook systematischer naar kon kijken in plaats van losse stapels.

LYKLE: En dat handelingsperspectief dat je benoemt. Dit zijn dus boeken van wat jaartjes terug.

TON: Eind jaren 90.

LYKLE: Op de een of andere manier voelt dat als een heel fris ding nu. Alsof we dat ook een beetje vergeten zijn sindsdien in grote organisaties. Herken je dat, Marie Louise?

MARIE LOUISE BORSJE: Ja, net als het feit dat je niet leert hoe je moet werken. Je komt ergens met kennis binnen en je doet je ding, maar na een aantal jaar kom je erachter: 'Wacht even, er komen nu andere mensen binnen die op een andere manier werken.' We hebben het er nooit over. En dat 'hoe' is ook bijna nergens beschreven. Toevallig zat ik net met iemand in de trein die gaat beschrijven hoe een organisatie is ontstaan. Dan denk ik: 'Nergens staat hoe daar gewerkt wordt en hoe je informatie ordent.' Je zei al dat het op school nauwelijks voorkomt. Ik zeg altijd: vierde klas, lagere school. Groep 6 heet dat tegenwoordig. Daar leerden we hoe je kaartjes moest zoeken of hoe je aan de hand van kaartjes een boek kan vinden. Maar dan leer je nog niet hoe je zelf je informatie moet ordenen.

LYKLE: Je leert je weg vinden in de bibliotheek.

MARIE LOUISE: Maar niet hoe je dat zelf moet doen.

TON: Dus voor mij is persoonlijk kennismanagement echt ontstaan, omdat ik... Ik was toen bezig met corporate kennismanagement in m’n werk, maar daar maakte ik dus de switch in van: het begint bij de individuele professional. Dus dat maakt de P in persoonlijk KM de primaire factor. De professional als individu op zich. Mijn kennis, mijn vaardigheden, mijn ervaring. En daar horen dan methodiekjes bij om mijn werk vorm te geven. En daar hoort dus ook gereedschap bij. De tweede component die in mijn denken over kenniswerk belangrijk is, is dat ik het als een soort ambachtelijke inspanning zie. Ik neem als professional de verantwoordelijkheid voor m'n eigen handelingsvermogen. Daar hoort ook bij dat je, net als een timmerman in een gilde vroeger, heel secuur bent op welke gereedschappen je gebruikt en dat je je hamer altijd overal mee naartoe neemt. Dat doe ik ook, dus dat maakt dat gereedschap ook belangrijk. Dat ik daar zelf in kan kiezen en zelf kan hanteren. Dat is dus een ander beeld dan van: 'ik zit in een organisatie waar ik een soort uitwisselbaar radartje misschien wel ben in de machinerie van die organisatie.'

LYKLE: Dat is een tegenstelling die ik wel hoor wanneer mensen, die enthousiast zijn over PKM, vertellen. Die zeggen dan: 'In sommige organisaties krijg je tools aangereikt in de vorm van software om mee te werken.' Alsof je zelf ook niks anders te bieden hebt. Het moet allemaal maar in de systemen van de 'baas'. En zij ervaren het ook als een soort van eigenbelang om te zorgen dat ze niet alles van zichzelf daarin stoppen, maar ook voor hun eigen autonomie een eigen systeem bouwen.

TON: Ik heb ook sinds dat ik werk, vanaf eind jaren 90, altijd een soort parallel, m'n eigen spullen gehad aan wat ik deed in de context van de organisaties waar ik een baan had.

MARIE LOUISE: Je ziet het eigenlijk impliciet groeien, want op een moment heb je door bij wie je moet zijn voor bepaalde informatie. Alsof er een soort wolk van informatie boven je organisatie hangt waarvan je precies weet: bij die moet ik zijn. Dat wordt gelukkig nergens beschreven, want dat geeft waarde aan die persoon. Maar het erkennen dat dat er is, zou ook wel fijn zijn, omdat je daar meer mee kunt doen in je werk.

TON: Kennis is niet alleen brokjes materie, maar er zit een soort heel sociaal landschap omheen. En dat kunnen navigeren, is minstens zo belangrijk. Voor mij is persoonlijk kennismanagement in de eerste lijn een systeem van methodiekjes, ondersteund door tools. Die gereedschapskeuzes die ik daarin maak, moeten aansluiten op dat systeem. Ook al hebben ze er daarna ook wel invloed op, meestal als er nieuw gereedschap ontstaat dat nieuwe mogelijkheden in zich draagt. Zo zag mijn systeem er een paar jaar geleden uit. Ik maak periodiek daar een soort plaatje van. En dat gaat globaal van links naar input en nadenken over: wat wil ik eigenlijk? En dan bovenlangs de informatiestrategie, onderlangs meer over werkuitvoering. En aan de rechterkant komen er outputs uit. Het is natuurlijk belangrijk je te realiseren dat ik dit niet eerst heb getekend en toen ben gaan bouwen. Dit is gewoon hoe het nu is. Het zijn allemaal losse kralen die je dan aaneenrijgt, uiteindelijk tot een ketting die je op dit moment mooi vindt. En dat kan ook weer veranderen in de tijd.

LYKLE: Hoort dat bij dat ambachtelijke dat je niet heel theoretisch een model bouwt en dat probeert uit te voeren, maar dat je andersom in de praktijk vooral ontdekt wat werkt en dat dan op een gegeven moment wellicht wat formaliseert met jezelf?

TON: Precies. Je doet, en daar reflecteer je op. Hoe werkt dit voor mij? Waar loop ik tegenaan? Waar zitten de obstakels? Is daar iets anders voor? Daar gebruik je wel uiteindelijk een soort theoretisch perspectief bij, maar dat is omdat je iets aan het oplossen bent. Het is niet vanuit een soort abstracte notie van de perfecte bibliotheek of wat ook bouw ik iets in elkaar. Nee. Dus het komt uit je doen omhoog. Alleen die systeembril helpt wel om die reflectie op gang te houden. Anders blijf je zitten in die kleine stapjes. Dus dit is hoe ik ernaar kijk. Dat fluctueert, maar is redelijk stabiel. Maar ik vind het daarom altijd interessant om te vragen aan anderen: Hoe kijk je er zelf naar? Wat je nu doet aan informatieverwerking, zie je dat zelf als een systeem? Heb je daar een soort beeld van? Mentaal of juist wel uitgeschreven als systeem in je hoofd of juist niet. Of is je focus heel erg op de tools? Ik ben ook wel nieuwsgierig naar hoe dat voor de mensen die nu zitten te kijken is.

In beeld verschijnt een poll: Hoe zie jij je PKM? Heb jij er een beeld van als een systeem? Vijf antwoordkeuzes: Nee, niet echt; Ja, vooral als een mentaal beeld; Ja, vooral in termen van welke tools ik gebruik; Ja, mijn huidige notitietool is mijn systeem; Ja, ik heb ook wel een schets of tekening van, los van welke tools ik gebruik.

LYKLE: De chat staat open, dus als je wat te binnenschiet wat je graag wil delen of als je een vraag hebt, deel 'm via de chat. Maar begin maar eens even met antwoord geven op deze poll. Want het is wel fijn als we weten op welke plek onze kijkers zitten. Ik zoom een beetje in, zodat ik het ook kan lezen met m'n oude ogen. Ongeveer de helft zegt: Nee, niet echt. En een kwart zegt: Ja, mijn huidige notitietool is mijn systeem. En dan nog wat kleinere percentages: Ja, het is vooral een mentaal beeld dat ik heb. Of: Ja, in termen van welke tools ik gebruik. Maar dat zijn respectievelijk 12 en 15 procent. Er zijn er wel een paar die er een keer een schets van hebben gemaakt, maar dat is maar 2 procent. Wellicht matcht dat met de ervaringen die jullie om je heen zien.

TON: Ik denk het wel.

MARIE LOUISE: Ik denk dat ik ergens tussen twee en drie zit. Eigenlijk ook een beetje frustratie erin. Het gevoel van: Het kan beter en ik zou er meer uit kunnen halen. En omdat ik niet weet waar ik moet beginnen, begin ik iedere keer opnieuw, en heb je het idee dat je niet vooruitkomt, terwijl je denkt: Er moet iets achter zitten.

LYKLE: Veel kijkers zullen dat herkennen. Ik vind het heel leuk dat bijna de helft zegt: Ik heb er nog niet echt een idee bij. Dat betekent dat we ze nu dus iets aanreiken waar ze wellicht veel baat bij kunnen hebben.

TON: Nogmaals, het is dus niet dat je een soort ideaalsysteem voor jezelf gaat schetsen, maar nadenkt over: als ik iets tegenkom, wat doe ik dan en hoe sluit dat dan aan op de volgende stap, verwerken of gebruiken?

MARIE LOUISE: Het is net als met thuis. Dingen hebben z'n eigen plek. De keukenspullen in de keuken, badkamerspullen in de badkamer. En daardoor kun je makkelijker combinaties maken. Ik heb iets nodig om in de badkamer te ontstoppen. Dat kan ik ergens in het gereedschap vinden.

TON: Je gaat niet voor de verhuizing bedenken waar de ontstopper komt te staan. Dat doe je op het moment dat je met de ontstopper staat van: 'Oké, ik heb 'm gebruikt. Waar ga ik 'm opbergen?'

MARIE LOUISE L: Daar heb je die logica dus wel voor, maar voor informatie is dat moeilijker.

TON: Ja, dat is ook een stuk abstracter.

LYKLE: Ik denk, hopelijk anticiperend op vragen die de kijkers hebben, dat we, terwijl jij straks wat meer vertelt over PKM, verschillende aanknopingspunten voorbij gaan horen komen die voor de een of voor de ander een prettige plek zijn om te beginnen. Laten we meteen de disclaimer maar doen: Ik zit hier wel als moderator, maar ik heb ook een zeer gebrekkig PKM. Maar er zijn bij mij wel een paar dingen op een gegeven moment gaan lopen.
TON: Daar komen we zeker nog over te spreken.

LYKLE: Dat gaat ook heel erg over het doen en erop reflecteren en niet per se een perfect systeem proberen te bouwen dat je dan vervolgens maar met moeite gevuld krijgt.

TON: Een systeem als bril opzetten is voor mij belangrijk, want dat helpt me ook te reflecteren hoe dat voor mij werkt. En daarin koppel ik dus waar ik heen wil. Ik noem dat doelen, maar dat zijn niet gekwantificeerde dingen. Dat zijn meer richtingen. En m'n interesses. Dat leidt naar hoe ik omga met informatie. En dat leidt tot inzichten en dat leidt dan, voor een deel, tot uitvoering en output. Die inzichten en output hebben op hun beurt weer invloed op waar ik heen wil en waar ik in geïnteresseerd ben. Dus daar zit een bepaalde logica in. Ik beschouw de echte kenniskant, dus de inzichten die ik onderweg opdoe of creëer, als de kern van mijn PKM. En de uitvoering, dat weer gebruiken, is meer een omhulsel. Daar ga ik het ook verder niet over hebben, maar er zitten allerlei Getting Things Done-achtige dingen in. Manieren om ook weer te interacteren met collega's en zo. Dus PKM is voor mij niet informatie opslaan, maar inzichten maken met informatie die op me afkomt en die dan inzetbaar proberen te maken. Dat is het perspectief dat ik hanteer.

LYKLE: Belangrijk, want informatie opslaan is wat mensen soms wel doen van: 'Dit is mooi, dit is mooi, dit is mooi.' Dan krijg je een berg met notities. Daar komt dan een aura vanaf van: Je moet iets met deze berg.

TON: Schuldgevoel is ook belangrijk om los te laten.

LYKLE: Maar zoals jij zegt: Je maakt nog steeds notities en bewaart dingen, maar de beweging, het momentum zit in wat je ermee wil gaan doen. Daar laat ik straks wat van zien. Voordat we daar aan beginnen, iets over gereedschap. Ik zei net: Gereedschappen zijn heel belangrijk, maar zijn niet het startpunt. Ze moeten dienstbaar zijn aan wat je probeert te doen. Als ik bij mezelf kijk, heb ik door de jaren heen verschillende fases doorgemaakt. Op dit moment gebruik ik Obsidian, een wat nieuwere notitietool. Dat is voor mij een soort terugkeer naar begin jaren 90 toen ik platte tekstfiles op m'n eerste pc maakte. Dus dat voelt voor mij als een soort comfortabele terugkeer naar voorheen. Ik heb ook lang in Evernote gezeten, vooral lang geprobeerd er weer uit te komen. Dat bleek heel weerbarstig. Maar ik weet dat tools veranderen en dus moet het ook makkelijk zijn voor jezelf om naar iets anders over te gaan. Elke tool verdwijnt of verandert van karakter.

LYKLE: Of je eigen inzichten ontwikkelen zich.

TON: Als zij-opmerking erbij, m'n eigen website blijkt de meest stabiele factor in dat landschap aan gereedschap, want die draait al 22 jaar op dezelfde manier. Maar dat is er dus eentje die je dan ook zelf creëert als gereedschap. Waarom is het belangrijk voor mij? Ik heb PKM lang als een soort activisme beschouwd. 'Ik neem verantwoordelijkheid voor wat ik doe en hoe ik graag zou willen zien dat de wereld om me heen eruitziet.' Maar de laatste tijd ben ik er meer ook over na gaan denken in termen van professionele autonomie. Ik heb mijn eigen opvattingen over mijn werkgebied. Daar werk ik dan met klanten of met opdrachtgevers mee. Maar die eigen opvattingen staan centraal en die pas je toe in de omgeving waar je terechtkomt. Mijn kennismanagement maakt die autonomie mogelijk, omdat ik m'n eigen systematiek heb hoe ik tot inzichten kom en die verwerk. En tegelijkertijd borgt het ook die autonomie, want het is iets wat losstaat van de omgeving waar ik met anderen in werk.

LYKLE: Er komt een opmerking over van Armand, die zegt: 'Vaak te merken in discussies rondom kennismanagement dat het persoonlijk kennismanagement en organisatie- of teamkennismanagement door elkaar gehaald wordt.' Herken je dat?

TON: Ja, op de plekken waar mensen ook aan PKM doen misschien wat minder. Vaak wordt wat je doet in de tools of in de omgeving van de organisatie gezien als dat is wat je individueel doet in die systemen. Dingen die je bewaart, die op je harde schijf staan. Dat is dan je PKM. Maar dan is er eigenlijk geen PKM in die zin, want het staat niet los van je uitvoeringstaken. Zelf merk ik dat het vaak een beetje andersom is, omdat ik zo aan die persoonlijke kant zit. Ik ben altijd druk met de interfacing naar anderen.

MARIE LOUISE: Het is wel goed om je er bewust van te zijn. Dat je kennis hebt voor de organisatie en je eigen kennis. Dat merk je met name als je overstapt van de ene naar de andere organisatie. Dan blijkt dat je al je documenten op je werkschijf hebt staan en bijna niets meer voor jezelf hebt. Dus wat is echt voor jezelf en wat hoort bij je eigen netwerk? Bijvoorbeeld contacten. Ik kwam er op een gegeven moment achter dat alle contacten blijkbaar synchroniseren met Outlook. Je verandert van werkgever en je bent al je contacten kwijt. Dan denk je: Een ander heeft niks aan mijn contacten. Die horen bij mijn kennis- of informatiesysteem.

LYKLE: Die maakte jou ook waardevol voor je nieuwe werkgever

MARIE LOUISE: Ik denk dat heel veel mensen niet bewust zijn dat ze ook hun eigen systemen of hun eigen kennis hebben.

LYKLE: Ineke vraagt nog, ik denk naar aanleiding van je overstap van Evernote: Is daarbij nog informatie verloren gegaan of viel het mee?

TON: Verloren niet, want ik heb al die Evernote-bestanden nog. Maar ik heb ook niet alles blind overgenomen in m'n huidige tool. Ik heb het naast m'n huidige tool staan. Ik zal straks nog iets zeggen over zoeken. Ik doorzoek dat dus elke keer als ik een vraag heb aan mezelf. Dan haal ik spullen over die op dit moment relevant zijn.

LYKLE: Een beetje zoals bij een goede verhuizing. Of eigenlijk de praktijk van de verhuizing, dat je alles in dozen stopt en meeneemt, maar niet alles meteen uitpakt.

TON: Precies, een beetje dat effect. Dus ik heb alles nog wel, maar ongeacht hoe je filtert, je blijft altijd met stapels zitten van dingen die je uiteindelijk niet gebruikt. Dat is ook helemaal niet erg. Dus die heb ik wel, maar niet allemaal onder m'n vingertoppen. De systematiek is wel stabiel, maar niet statisch. Dat is ook belangrijk. Het is niet ontworpen, maar het is ontstaan en het past zich dus ook aan. Maar die systeemblik is een soort feedbacklus op: hoe werk ik eigenlijk? De belangrijkste opbrengst voor mij, dat is denk ik cruciaal, is dat het het effect heeft van een ratel. Zo'n tandwieltje dat maar één kant op kan draaien en niet terug kan. Zo voelt dat voor mij, dat ik een rateleffect creëer, want ik leg dingen vast in mijn termen. Daardoor ben ik, als ik aan het werk ben, minder tijd kwijt met het reconstrueren van: 'Hoe zat het ook alweer? Dat document in die presentatie.' Ik heb dat gewoon bij elkaar en ik vertrouw erop dat mijn methodiekjes dat ook op die manier aanvullen. En ik kan sneller aan de slag in plaats van te bedenken wat ik aan ingrediënten heb. Dus dat rateleffect is primair. Dat brengt ons bij vragen die je eigenlijk al stelde van: Leuk, zo'n systeem, maar wat doe je dan in werkelijkheid? Dat systeem is een abstract plaatje. Daar wil ik een paar dingen van laten zien. Hoe komt informatie binnen, wat doe je ermee en wat zijn de outputs? Daarbinnen wil ik het vooral hebben over dingen als frictie tijdens het werken, waar zit nou de wrijving? Over verrassing wil ik het hebben. De kleinere gewoontes die ik hanteer. Dat is dan vooral om m'n latere zelf te ondersteunen. Ik wil het ook zeker even hebben over structuur. En daarnaast ook over de noodzaak van ongeordendheid.

LYKLE: Fijn. Ik denk dat die laatste als een opluchting kan overkomen. Je wilt het live laten zien?

TON: We kunnen het straks in de Q&A wel goed live laten zien. Ik wil eerst even wat voorbeelden laten zien. Een startpunt voor mij is dat ik werk vanuit een lijst van huidige interessegebieden. Als het gaat om inkomende informatie, heb ik een lijstje van interessevelden. Dat is een bril die ik opzet. Ik vind heel veel dingen interessant. Er komt van alles op je af op een dag. Maar je kijkt door de bril van dat lijstje heen als een soort eerste schifting. Dat is een manier om aandacht te richten. Ik heb gemerkt dat dat ook in de praktijk leidt naar 'mijn grote verhalen', de overkoepelende thema's waarin ik actief ben en hoe ik daarover vertel. Op die inkomende informatie gebruik ik een soort sociale filtering als lens. Daarmee wil ik zeggen: Ik lees vooral materiaal via andere mensen. Ik volg er 400 online, vooral via RSS-feeds. Wat zij schrijven en delen, is al een soort voorgeselecteerde input. Ik kijk wat het voor mensen zijn, wat hun aandachtsgebieden zijn, waar ze deskundig in zijn. Dat is een extra lensje in de bril van die interesses, want zij verwijzen me naar boeken, artikelen, argumentaties en gebeurtenissen.

MARIE LOUISE: Dat geeft je waarschijnlijk ook een hele hoop rust op die manier.

TON: Het heeft ook als effect dat als je iets mist, want ik lees heel veel van die feeds natuurlijk niet elke dag, als het belangrijk is, duikt het de volgende keer dat ik kijk wel weer op. Wat belangrijk is, blijft wel rondzingen en wordt wel verder gereikt. Die interessevelden zijn een beetje zoals Richard Feynman zei: Je moet met 12 vragen en 12 oplossingen in je hoofd rondlopen. Die vragen stel je dan aan iedereen. Als je iets hoort waar die oplossing bij past, kun je iets delen wat waarde schept. Die interessevelden werken eigenlijk een beetje op die manier. Daarbinnen, je ziet het lijstje interessevelden daar ook staan en een stukje van hoe ik daar dan ook over schrijf...
Binnen die gebieden jaag ik op wat ik noem 'Surprisal'. Dat is een begrip van Shannon en komt uit de informatietheorie. Die zegt: 'De informatie-inhoud van een bericht bestaat vooral in de ogen van de ontvanger, niet van de zender.' Dat is gebaseerd op: wijkt dit af van wat ik al eerder heb ontvangen of wist? Dus het verrassingseffect van 'dit is iets anders' maakt iets tot blikvanger of informatie.

LYKLE: Is dat makkelijk te verwarren met dat gevoel van bevestiging van: 'Ja, dat vind ik ook'?

TON: Nee, het effect is juist dat je daar dan minder hoort, want dat standpunt heb je al. Het opent je ogen meer voor: Dit is iets wat er tegenin gaat, iets wat er naast staat of een soort laterale verschuiving van het idee naar een ander domein. Dus het helpt, gevoel kan niet aantonen denk ik... Het helpt bij het voorkomen van die bias. Ook al hou je die ook, want het is fijn om te lezen dat iemand anders iets opschrijft waaruit blijkt dat jij ook gelijk hebt. Maar het effect hiervan is vooral dat het... Ik heb daardoor nooit het gevoel van 'informatie-overload'. Ik word niet overspoeld, want ik heb een soort bril op.

MARIE LOUISE: Zo zou je ook naar je mail kunnen kijken. 'Ik hoor wel wat belangrijk is.' 

TON: Ik moet het misschien niet zeggen, maar ik markeer weleens mails 'gelezen' waar ik dan nog niet naar gekeken heb, want dan ben ik ervan overtuigd dat als het echt een relevante vraag was, die morgen ook wel weer gesteld wordt.

LYKLE: Of in een vorm die niet zo'n lang verhaal is en waar je niet vraag en antwoord uit moet destilleren.

TON: Dus dat is de bril. En dan komt er alsnog heel veel op me af aan informatie. Dan heb ik net als iedereen de neiging: Dit is interessant, dat moet ik bewaren. Maar wat ik daarbij doe, en dat is de belangrijkste stap, is: ik schrijf er altijd bij op waarom het mijn aandacht trok. Dus wat was de 'surprisal' die mijn blik ving. En eerste associaties, eerste verbindingen schrijf ik erbij. Je ziet daar twee soorten voorbeelden in het scherm. Die zwarte doosjes zijn dingen die rechtstreeks naar m'n notities gaan. Je ziet ook al die groene zinsnedes, links naar andere inhoud die ik al had. Dus dat zijn eerste associaties. Als ik er een vraag bij heb, zet ik dat erbij. En die witgrijze blokjes gaan over dingen die ik online heb gelezen. Dan heb ik een kleine plug-in die maakt dat ik het daar kan annoteren. En dat komt uiteindelijk ook wel weer terug in m'n notities.

LYKLE: Ik heb een tijdje zitten wachten met deze vraag, maar hij is van Peter: Hoe vind je de balans tussen de kosten van bijhouden en de opbrengsten daarvan? In zijn gevoel kost het meer dan dat het oplevert. Je bent nog niet klaar met je uitleg, maar ik denk dat mensen nu al denken: 'Dat is misschien wel veel werk, wat heb je daar nou aan?' Hoe ervaar jij investering van aandacht en kosten ten opzichte van de opbrengst?

TON: Ja, dat is wel een interessante vraag. Al mijn werk komt voort uit wat ik daarvoor een keer heb verzameld. Ook al mijn activiteiten komen voort uit interesses die ik op enig moment had. Al mijn professionele werk was ooit een zij-interesse. Dus daar heb ik ook op leren vertrouwen, dat mijn volgende inhoudelijke werk voortkomt uit iets wat ik nu als een soort zij-onderwerp opvat.

LYKLE: Misschien heb je er nog geen voorstelling bij, maar je hebt vertrouwen dat de moeite die je doet...

TON: Je hebt mensen die allerlei dingen in heel veel detail vastleggen van: hoe vaak heb ik dit gegeten, hoe vaak ben ik naar Starbucks geweest? Dat zegt mij heel weinig. Het gaat bij mij puur om inhoudelijke informatie. Ik hou wel bij wat ik op een dag doe als een soort springplank naar de inhoud. Het voelt ook niet als een zware last. Als ik dingen tegenkom die ik interessant vind, zet ik er een zinnetje bij en het is bewaard. Lang niet alles komt weer opnieuw aan bod. Maar het is wel terugvindbaar, omdat het m'n eigen termen hanteert. Als je het hebt over zoeken. Als ik er niet bij zet wat ik er interessant aan vond of wat mijn associaties waren, vind ik het ook niet terug, want dan moet ik het zoeken in de termen van de auteur. Dat is veel lastiger en veel minder voorgeselecteerd. Ik denk dat als je een informatiehoorder bent, die neiging heb ik ook, als je alleen verzamelt en nooit iets gebruikt, dan is dit misschien nog wel de eenvoudigste stap om te zetten. Zet er één dingetje bij: waarom vond je dit interessant toen je het bewaarde? In je eigen termen, met je eigen associaties, want zo vind je het dan straks ook weer terug. Daar doe je je toekomstige zelf veel plezier mee. Er zijn natuurlijk allerlei tools om spullen te verzamelen. Maar ik denk dat belangrijk is dat alles wel op één plek uiteindelijk samenkomt. Al die annotaties. Dat is in dit geval bij mij die notitietool, Obsidian. En dat moet makkelijk zijn, dat het op die ene plek komt.

LYKLE: Daar wil je geen frictie.

TON: Precies. Daar heb ik ook echt wel tijd in gestoken, om dingen met één knop naar m'n notities te kunnen krijgen of te zorgen dat applicaties die ik gebruik, dat je die op een makkelijke manier... De spullen die je annoteert, in Kindle bijvoorbeeld, als je dingen highlight en er iets bij typt, dat dat op een makkelijke manier op die ene plek komt. Voor al die kanalen geldt: daar staat dan mijn eerste annotatie bij. Dat heeft als effect dat ik uiteindelijk straks m'n werk op die ene plek doe en niet eerst nog allerlei dingen bij elkaar moet slepen. Je begon over frictie. Dat is een superbelangrijk woord. Hier probeer ik dat te verminderen. Op allerlei andere plekken zit ook wrijving, in hoe ik werk, hoe we allemaal werken.

MARIE LOUISE: Wat bedoel je daar dan mee?

TON: Dat het lastig is om dingen voor elkaar te krijgen. 'Waar had ik dat ook alweer? Dat wil ik gebruiken, maar er zit een muur tussen, omdat ik het in een andere applicatie heb zitten dan waar ik het nu wil gebruiken.'

MARIE LOUISE: Of 'Ik kan niet programmeren' of zo?

TON: Nee, puur dat dingen in silootjes kunnen zitten van: 'Ik weet dat ik in Kindle iets geannoteerd heb, maar daar kan ik niet bij.' Dus dat is aan de voorkant, maar frictie duikt ook op in het werken met en delen. Frictie hoort erbij, maar het is ook altijd interessant te kijken waar het dan zit. Dat is ook een volgende vraag om te stellen.

LYKLE: Even terug voordat we de poll starten, want in de comments gaat het nu heel veel over het gereedschap.

TON (LACHEND): Onvermijdelijk haast.

LYKLE: Dus ik ga het toch even adresseren, anders blijft dat kloppen bij mensen. Nick kent tools als Logseq en Obsidian, die voelen wat Spartaans en rauw aan. Maar het voordeel is: je bent zelf eigenaar van je content. Zijn er tips voor tools die misschien wat UI, user interface, betreft wat makkelijker en prettiger zijn die wel jou eigenaar laten blijven van je eigen content? Heb je daar snel een associatie bij?

TON Nee, dat komt... Je ziet aan m'n hoofd en leesbril dat ik al een tijdje meeloop. Toen ik met computers begon te werken, was dat er allemaal niet. Dus ik ben eigenlijk ook gewoon zonder UI blijven doen in al die jaren. Dus ik ben er redelijk tolerant in dat dingen er niet mooi uitzien. Bovendien heb ik ooit elektrotechniek gestudeerd. Daar ging het al helemaal niet over hanteerbaarheid en hoe dingen eruitzien. Dus daar heb ik niet echt suggesties bij, behalve als ik denk: 'Dit is een mooie, shining new toy', dat ik wel altijd kijk: waar worden de spullen opgeslagen en kan ik er ook op een andere manier bij? Dat is voor mij met die notities ook belangrijk in Obsidian. Heel veel dingen die ik uiteindelijk met de notities doe doe ik niet in Obsidian, maar op een andere manier.
Je kunt met je verkenner en allerlei andere software ook bij die bestandjes. Dat hoeft niet alleen in die tool. Dus daar heb ik niet echt tips bij. Behalve dan kijken: kan ik dit ook draaien als ik offline ben, staan de spullen bij mij lokaal, op z'n minst als kopie, het hoeft niet per se alleen maar lokaal te zijn, en kan ik ook bij die spullen zonder dat ik over de tool beschik? Dat zijn drie criteria die voor mij belangrijk zijn.

LYKLE: Vanwege je autonomie en je vakmanschap.

MARIE LOUISE: Dan gaat het uiteindelijk om de manier van denken, niet zozeer over de tool. Dus bij wijze van spreken ook pen en papier.

TON: Ja, dat gebruik ik ook. Legio notitieboekjes.

LYKLE: R. van den Akker is heel nieuwsgierig naar hoe je je interessevelden in Obsidian structureert, maar misschien voor straks.

TON: In de Q&A misschien dan.

LYKLE: En Angela vraagt, misschien meer een vraag voor Marie Louise: Welke applicatie bij de rijksoverheid zou goed zijn om kennismanagement mee te ondersteunen? Dat ik alle notities, artikelen, onderzoeken, mails met betrekking tot mijn dossier zo kan organiseren dat het makkelijker terug te vinden is. Ook vertrouwelijke informatie die niet zomaar in de cloud kan.
MARIE LOUISE: Dat is een hele vraag.

LYKLE: Ik dacht tot aan de laatste zin: OneNote is helemaal niet zo gek. Je kunt boos doen over Microsoft, maar OneNote is voor veel mensen waardevol.

MARIE LOUISE: Ik ben zelf met OneNote bezig op het werk. Wat ik merk, is dat belangrijker het systeem erachter is of hoe je informatie gebruikt. Ik vond het heel erg handig om van, die jij net geïnterviewd hebt, uit Amerika, die man... Tiago Forte.

LYKLE: Building a Second Brain.

MARIE LOUIES: Met zijn indeling op 'Para': projecten, area's, resources en archief. Dan blijf ik vooral in projecten en resources hangen. En dat je ook ziet van: 'Mijn werk is voor een groot gedeelte ook dingen die afgerond moeten worden, dus die kunnen naar projecten. Wat voor soort projecten heb ik dan?' Dus je gaat nadenken: wat voor soort informatie hoort daarbij? En als je een evenement organiseert, wat voor activiteiten horen daarbij? Dan zie je van: dat zijn terugkerende dingen waarbij je makkelijker informatie naar een bepaalde plek kunt krijgen. Dus dan gaat het werken als ordners in feite. Dus ik vind OneNote een hele fijne, zeker omdat er steeds meer mee kan. Je merkt dat je nu ook contactpersonen kan taggen als contactpersonen. Daar doet OneNote wat meer mee, dus dat is heel fijn.

LYKLE: En dat het in de cloud hangt, dat sommige tools in de cloud hangen, daar geldt het algemene voorzorgsprincipe voor. Als het persoonlijk identificeerbare informatie is, zou je het liever niet in dat soort systemen moeten hangen. Maar dat kan per toepassing ook nog enorm verschillen. Eén algemeen advies is moeilijk.

MARIE LOUISE: Voor de overheid geldt: als het supergeheim is, dan heb je al lang via je beveiligers gehoord hoe je daarmee om dient te gaan. Al het overige kan je prima in OneNote of in andere werktoepassingen kwijt.

LYKLE: Dat was het uitstapje naar gereedschap, voor nu. Ik ben wel benieuwd naar de poll.

TON: Gereedschap gaat natuurlijk ook over frictie. Waar schuurt het in de omgang met informatie? Hoe krijg je het van het ene bakje in het andere? Dat is altijd een goede vraag. Als je nu denkt aan hoe je zelf werkt met informatie en ermee omgaat, waar zitten dan de obstakels, waar zit die wrijving?

In beeld verschijnt een poll: Waar zit voor jou de meeste frictie in PKM, waar schuurt het het meest? Zeven antwoordopties: Bij het verzamelen van interessant materiaal; in het inwerken van materiaal en/of terugvinden van inzichten; in het gebruiken van wat ik heb voor de dingen die ik maak/doe; in de uitwisseling met anderen binnen mijn organisatie; bij meerdere daarvan; bij allemaal; nog ergens anders.

LYKLE: Deze vraag kun je beantwoorden als je helemaal geen PKM-systeem hebt. Kijk eens naar je dagelijkse praktijk. Op welke moment van dit lijstje ervaar jij zelf nou die wrijving en vind je dat de wrijving hoger is dan je lief is? Dat is het idee natuurlijk. Het is ook een persoonlijke maat. De antwoorden komen binnen. De grootste groep, meer dan de helft, zegt: Het zit bij B, in het verwerken van materiaal en/of het terugvinden van inzichten. Dan op afstand gevolgd door de andere. C is de tweede optie, in het gebruiken van wat ik heb voor de dingen die ik maak/doe. En achterin het veld vinden we dan het verzamelen van interessant materiaal en de uitwisseling met anderen binnen mijn organisatie. Wel grappig. We wisselen dus of niet zoveel uit met anderen in de organisatie, kun je dan ook interpreteren, of dat blijkt makkelijk te gaan en wat zijn dan de hazenpaadjes voor jezelf? Bij meerdere daarvan, de laatste optie, wordt door 17 procent benoemd. Dus er zijn mensen die op meer vlakken frictie ervaren.

TON: Die wrijving in: waar vind ik m'n spullen dan weer terug en hoe zet ik dat om in inzichten, dat herken ik wel. Hoe kom je dan van je input naar verwerken? Rechts in beeld zie je m'n huidige folderstructuur. Dat is denk ik voor een buitenstaander een soort onbegrijpelijke mix. Maar het is een mix van inboxes, want uit al die tooltjes waar je informatie tegenkomt, dat moet ergens landen. Dus die landen in losse folders als inbox, dan weet ik waar het vandaan komt. Eén folder is absoluut het belangrijkste, 'The garden of forking paths'. Dat zijn al mijn conceptuele notities.

LYKLE: Die naam heb je zelf verzonnen, toch?

TON: Dat is oorspronkelijk een Spaans boek en het is het eerste boek dat omgezet is in een 'hypertext novel', omdat het boek ook gaat over vorkende paden. Dus het leek mij toepasselijk, maar daar zitten mijn conceptuele notities in. Dat is de absolute kern van mijn PKM. En heel veel andere dingen gaan ook over werk. 4TGL, dat zijn al mijn zakelijke projecten en gaat over m’n aandachtsgebieden, zoals je dat in Getting Things Done ook hebt. Hoe gaat het met het gezin, reisplannen die er zijn, dat soort dingen. En dan nog een paar dingen over werkorganisatie, Getting Things Done-achtig. Het merendeel van deze folder is ontstaan, niet van tevoren bedacht. Anders kom je niet op zo'n lijstje. Ik vind m'n eigen weg erin, want ik ben voor mezelf voorspelbaar en ik weet hoe dit zit. Een ander zou hier niet mee uit de voeten kunnen. Maar dit is de situatie vanwaar ik start. En de informatie die daarin stroomt, probeer ik dan te verwerken. Niet alles, want met sommige dingen is het handig om later te hebben met m'n associatie erbij. Dus ik volg m'n energie daarin van wat ik wil verwerken, maar dat doe ik wel op een geplande manier. Het is niet dat ik denk: Als ik tijd heb, doe ik dat. Ik sta altijd vroeg op voordat mijn dochter van 7 wakker wordt. Een soort markering, want dan moet je aan de slag. Dan heb ik een gestolen uurtje daarvoor en dat gebruik ik om dan nog eens dingen door te lopen, bij te schrijven, uit te werken, stukjes eruit te liften. Dat is het denkwerk en doe ik altijd op vrijdagochtend. En dat is gewoon werk. Dat kost veel tijd en energie. Soms kan iets een week duren voordat je iets doorgekauwd hebt, soms doe je zes dingen in een halfuur.

LYKLE: Is het corvee-achtig?

TON: Nee, helemaal niet. Ik heb hier lol in. Daarom doe ik het ook aan het begin van de dag, want ik krijg er energie van. Je komt op ideeën, je probeert dingen te combineren. Dus het is zeker geen corvee, helemaal niet. Maar dat is ook omdat ik geen schuldgevoel heb als ik dingen niet doe. Het is niet van: 'Er liggen nog 3000 artikels waar ik niks mee heb gedaan die ik ook interessant vond.' Die heb ik ook, maar dat is niet erg. Het start vanuit: waar heb ik nu interesse in en wat zijn de vragen op dit moment? De concepten die ik daarbij opschrijf, krijgen een leesbare titel, zodat ik er ook makkelijk aan kan refereren. Dan kan ik andere tekstjes typen. De titel is dan een linkje, maar dat kan dan in één zin. Je ziet daar een voorbeeld van. Toen ik voor het eerst de Mosaic-browser zag, was ik niet onder de indruk. Ik dacht: Wat moet je met dat web? Maar dat was omdat ik al via de commandline op allerlei universiteitscomputers in de VS kon. Dus waarom zou ik daar de Mosaic-browser bij nodig hebben? Plaatjes, dat was leuk. Pas later werd me duidelijk dat dat de internetwereld opende voor iedereen die niet via de commandline iets konden doen. Dus daar zat een soort perspectiefslag in van: 'Ik zag de vernieuwing niet. Voor mijn praktijk betekende het niet meteen iets.'

LYKLE: Dat is eigenlijk het antwoord op de vraag van Nick over die UI.

TON: Waarvan akte. Maar dat heb ik wel vastgehouden. Zijn er dan meer momenten? Daaronder zie je dan twee aanvullingen van latere datum. Die Mosaic-browser zag ik voor het eerst in het najaar van '93 toen die voor Windows uitkwam. Maar later heb ik dat gebruikt als startpunt voor een presentatie in Estland, omdat dat ging over open data, een zelfde soort switch, om handelingsvermogen te creëren. Twee weken geleden refereerde iemand in een presentatie op een conferentie waar ik was aan precies datzelfde moment. Als het gaat om Europese dataspaces staan we ook op zo'n vork in de weg en is er heel veel potentieel. Dat soort dingen blijven achter in zo'n notitie. Dit ding is begonnen als dagboeknotitie in '93 van 'wat ik nu gezien heb'. Dit is de huidige status met daaronder de brokjes uit 2013 en van twee weken geleden die daarbij zijn gekomen. Maar dat is werk, want je moet dat verteren voor jezelf. Het is mijn duiding, er staat ook niet echt objectieve informatie in. Alles wat conceptueel is, komt in die tuin van vorkende paden. Dingen die wat feitelijker zijn en wil bewaren, komen in een ander mapje. En structuur maak ik ook tijdens het denken. Dat ik denk: 'Nu moet ik wat dingen in een overzichtje zetten. Dit moet in een lijstje of in een tabelletje.' Dat komt tot stand als resultaat van denkwerk. En ook hier zit heel veel frictie in. Dit kost echt inspanning. Maar zoals gezegd, dat vind ik leuk. Dus die frictie oplossen is hier het werk. Dus hier probeer ik het niet te vergemakkelijken.

LYKLE: Hier ga je geen AI inzetten.

TON: Nee, ik zie wel mensen experimenteren met notities genereren: 'Geef mij een samenvatting uit dit wetenschappelijk artikel.' Dat doe ik niet. Dat ik m'n eigen samenvatting maak, is het werk, want dan vlecht ik het in m'n eigen betekenissen, wat ik eruit haal, hoe het zich verhoudt tot dingen die ik belangrijk vind en dat zal een AI-assistent niet doen. Op andere plekken is AI heel handig. Trek een transcript uit een video en geef me dat. Ik ben meer een tekstmens dan video's kijken. Dus op andere plekken is dat nuttig. Of 'geef me tien ideeën om...' Maar hier, dit is waar het op neerkomt en dan zit ik met m'n laptop, maar ook met potlood en papier in de stoel te associëren en te denken. Dus dit is het werk.

LYKLE: En dit is ook waarom je je dag vrij moet proberen te houden van al te veel afspraken en repetitief doe-werk.

TON: Ik heb net twee weken conferenties achter de rug. Dan heb ik heel veel aantekeningen en geen moment gehad om stil te staan. Dus de volgende dagen, het is nu bijna Pasen, heb ik tijd om stil te zitten. Structuur daarbij is een soort resultaat daarvan op verschillende manieren. Als ik aan het schrijven ben, open ik een soort netwerkview van die notitie plus de buren. Dan zie je een soort netwerkje ontstaan, dat helpt mij associëren. Als je dan wat verder schrijft, wordt het groot en helpt het niet meer. En ik maak soms dumps van dingen: 'Dit gaat over dezelfde onderwerpen, dat moet ik misschien vasthouden.' Dat noem ik olifantenpaadjes. Vandaar dat je daar de afkorting OP ziet. Die kunnen fluctueren naar behoefte. Die structuur is dus een resultaat. Dat maakt ook als mensen dingen zien van mensen die dit soort dingen al heel lang doen: 'Maar zoiets wat jij hebt, kan ik nooit opbouwen.' Dat is logisch, want het is het resultaat van dat langdurig doen. Dan ontstaan die structuurtjes. Ik zou dit dus ook niet op deze manier weer kunnen opbouwen, want het is gegroeid. Je bouwt ook geen boom. (GELACH)

LYKLE: Misschien van lego. Dat is dat andere gezegde. Die lange reis begint met een eerst stap en telkens weer een erbij, dat volhouden bouwt zo'n systeem.

TON: Het is niet een ingevulde sorteerkast. Je bouwt het kastje om de inhoud heen. Dat rateleffect waar ik het net over had, treedt hier ook uit voort. Dus als ik iets ga doen, begin ik met zoeken in m'n eigen materiaal. Dat maakt dat ik er ook altijd op voortbouw. Dan breng ik dingen die ik vind bij elkaar in een soort structuurtje. Dus hier zit ook dat rateleffect. Notities komen altijd eerst. En vandaaruit vertak ik naar andere bronnen die ik heb. Dan kom je richting output.

LYKLE: Mag ik twee vragen tussendoor stellen?

Patricia vraagt: Wat is het verschil tussen PKM en PIM, personal information management?

LYKLE: Is dat po-tay-to, po-tah-to of zit dat dieper?

TON: Er zit natuurlijk veel overlap in. Ik denk dat in mijn beleving het verschil vooral zit... Informatiemanagement, dan verzamel ik dingen waar ik niet iets mee heb gedaan. Die orden ik wel op een betekenisvolle manier voor mij om het terug te vinden. PKM gaat echt over: welke inzichten haal ik ergens uit? Hoe verbind ik dat met andere dingen? Welke nieuwe inzichten komen in me op?

LYKLE: Hoe wordt de informatie kennis voor jou.

TON: Dat is iets wat je dan meeneemt naar je eigen handelingsvermogen. Bij informatiemanagement krijg ik dat gevoel dat het wel je voeding, je informatiedieet regelt, maar niet je handelen.

LYKLE: En hoe hou je dan de actualiteit van de kennis bij?

TON: Door continu te blijven verkennen van wat er nu actueel is. Ik hou me veel met Europese dataregelgeving bezig. We hebben nu net vier jaar lang gehad dat er allerlei nieuwe wetten zijn ontstaan, dus ik heb dat wetgevingsproces nauwkeurig gevolgd en ook voor een deel aan meegeschreven. Er komt nu een switch aan, want nu zijn die wetten allemaal aangenomen, dus moeten ze worden geïmplementeerd. Dat is een hele andere fase. Wat ik aan inputs tot me neem, moet ergens anders vandaan komen, want nu moet ik ineens goed nadenken over welke actoren en welke sectoren zouden hiermee aan de slag moeten zijn? Zie ik ze dat ook doen? Wat zijn obstakels die bij implementatie naar voren komen? Werkt de wet zoals die bedoeld is? Dus dat is een soort overgang, maar die moet je meemaken. Dat komt dan weer in m'n interesselijstje.

LYKLE: Maar het kan ook voorkomen dat een onderwerp uit je focus schiet en dat je later weer iets hebt waardoor je...

TON: Kennismanagement is zo'n ding. Ik was vroeger kennismanager bij een onderzoeksorganisatie. Zo ben ik daar ingerold. Dat is nu niet meer mijn ding. Alles wat ik weet over kennismanagement speelt nog wel een rol in hoe ik dat nu deels zelf doe, hoe ik kijk naar het bedrijf, hoe ik daar met m'n collega’s werk, maar dat is een soort zijpad geworden. Het is er allemaal nog wel, dus ik kan er ook wel weer uit opdiepen.

LYKLE: Kunnen we naar de volgende vraag denk je? Zijn we daar al aan toe?

TON: Nee, nog niet. Ik zie wel dat we bijna uit de tijd lopen, dus ik zal een beetje snel zijn. Outputs zijn niet alleen dingen maken, maar dat is ook dat ik tijdens gesprekken verder zoek van: wat heb ik daarover, wat kan ik hierin brengen? Ik onthoud wel veel, maar je onthoudt natuurlijk nooit alles. Structuur heb ik het net over gehad. Over dat het altijd het resultaat is van mijn werk. En dat brengt ons bij de vraag: hoe structuur je zelf? Met een paar opties.

In beeld verschijnt een poll: Hoe breng jij structuur aan in je notities? Vier antwoordkeuzes: Ik heb een tevoren gemaakte structuur waar ik alles over moet verdelen; Ik maak structuur(tjes) aan op het moment dat het nuttig lijkt en vaak blijven die dan bestaan; Ik heb geen structuur; Ik heb delen met een voorgedefinieerde structuur en delen zonder voorgedefinieerde structuur.

LYKLE: Hoe zit het voor jou, Marie Louise? Ben je iemand die vooraf structuren bouwt? Of ben je meer iemand die al doende ontdekt: Hier moet ik ordening maken en dan is er ineens een structuur?

MARIE LOUISE: Wat je aan het begin verteld van die interessegebieden, dat begint bij mij steeds meer body te krijgen van: Dit zijn dingen die uniek aan mij zijn en waar ik op verzamel. Maar verder dan dat komt het eigenlijk niet. Voor mij is het voldoende. Ik ben een verteller en dan bouw je voort op verhalen. En waar ik het heel erg voor zou willen inzetten, is het bewaren van die anekdotes. Anekdotes die je koppelt en 'waar heb ik dat ook alweer vandaan'. Want iemand heeft ooit iets gezegd en voor je het weet ben je aan het roddelen. (GELACH)

LYKLE: Onze lieve kijkers zijn nog niet aan het reageren op deze poll. Misschien heb ik het niet specifiek genoeg gevraagd, maar je mag als kijker reageren op de vraag op welke manier jij structuur aanbrengt in je notities en folders. Bij mij is de kapstok die het best werkt, de concrete projecten. Zowel professioneel als thuis.

TON: Aan de uitvoeringskant doe ik dat ook zo.

LYKLE: Daar komen ze. Ruim de helft zegt antwoord B: Ik maak structuurtjes aan op het moment dat ze nuttig lijken en vaak blijven die dan bestaan. Er zijn er een paar die zeggen: Ik maak van tevoren een structuur waar ik alles over moet verdelen. 17 procent zegt: Ik heb geen structuur. En bijna 25 procent zegt: Ik heb delen met een voorgedefinieerde structuur en delen zonder voorgedefinieerde structuur. Dat zal in de praktijk voor veel mensen zo zijn.

TON: Bij mij ook. Aan de kenniskant heb ik geen voorgedefinieerde structuur, maar alleen structuren die ontstaan. Maar in m'n uitvoeringskant, net wat je zegt, een lijst met projecten. Welke afspraken heb ik daar gemaakt, wat zijn de deliverables? Dat zijn allemaal voorgedefinieerde structuurtjes die ik hanteer. Maar die zijn ooit ook een keer ontstaan en ben ik toen als template gaan gebruiken: de volgende keer dat ik een project doe, hanteer ik dat opnieuw. Ik denk dat de crux daarin voor mij is, is een quote die Harold Jarche een paar dagen geleden op het PKM Summit uitsprak. Harold schrijft al 20 jaar over PKM. Hij zegt: ‘Je moet ophouden met onverdiende structuren bouwen.’ Ik gebruik een extern structuurtje en dat ga ik ook hanteren. Een structuur moet uit je werk voortkomen, je moet het verdienen.

LYKLE: Een structuur moet het verdienen om gebruikt te worden in jouw context.

TON: Helemaal als je begint met PKM. Als je begint met een voorgedefinieerde structuur die ergens anders vandaan komt, snijd je geheid paden voor jezelf af. Dat is ook begonnen met Erasmus en z'n 'commonplace books'. Hij heeft gezegd: Je moet je eigen onderwerpen kiezen in je commonplacing, dus onder welke interessegebieden ben je actief? Daar geeft hij een voorbeeld bij. Mensen als John Locke hebben dat een prescriptieve methodiek gemaakt, met als gevolg dat commonplacing in de humanistiek wel werd gehanteerd en daarbuiten niet, want die onderwerpen stonden niet in dat lijstje van onderwerpen.

MARIE LOUISE: In feite is het dus: ken jezelf. Leer jezelf ook kennen.

LYKLE: En wees alert op wat een ander vertelt. John Locke is best een belangrijke meneer in de ontwikkeling van de wetenschap. Maar ook hij interpreteerde het een beetje op zijn manier.

TON: Later kreeg je ook notitieboeken met die methoden van Locke er al ingeprint. Maar dan ga je dus hele volksstammen zeggen: Dit is hoe je het moet doen. Terwijl Erasmus alleen zei: Dit zijn de onderwerpen die ik hanteer.

LYKLE: Een soort van 'frozen accident' bijna.

TON: Structuur op voorhand is meestal een soort dwangbuis, zeker als je begint. Dan vergt het ook discipline. Als er iets faalt bij mij, is als het veel discipline vergt. Dat zie ik als een belangrijke faalfactor. Structuur is meer een steiger die meegroeit als je iets aan het bouwen bent. Ik zie structuur dus ook niet als een middel om rommel te voorkomen, maar om achteraf rommel te ordenen op een werkbare manier. En het is persoonlijk kennismanagement. Die P is cruciaal. Voor jezelf ben je redelijk voorspelbaar. Dat betekent ook dat de structuren die je hanteert, die hoeven niet per se allemaal in je systeem te zitten, want een hele hoop van je structuur zit gewoon in je hoofd. Hoe je werkt en hoe je bepaalde dingen aanloopt. Dus dat hoeft ook niet allemaal per se in die tools te zitten, als het maar ondersteunt aan hoe ik de paden in mijn hoofd heb lopen, werkt het.

LYKLE: Wellicht als je kijkt en denkt: 'Ik verlies vaak energie in bepaalde stapjes van mijn proces...', is dit aan de orde, dat je iets aan het dubbeldoen bent.

TON: Het compleet maken of zo.

MARIE LOUISE: Wat ik hier heel fijn aan vind, is dat je woorden geeft aan hoe je met informatie omgaat. Omdat we het er niet over hebben, is het voor jezelf een brei met informatie in je hoofd. En er blijken dus woorden te zijn voor 't type informatie en hoe je ermee omgaat. Dan kan je het ook hebben over hoe je dingen gaat structureren. Dat vind ik wel heel fijn aan jouw verhaal.

TON: Sterker nog, ongestructureerdheid is voor een groot deel noodzakelijk. Ik had het net al over: als ik informatie opsla, schrijf ik er iets bij over wat mij daarin aantrok, wat was de surprisal die me overkwam? En die ongeordendheid levert voortdurend nieuwe surprisal op, want ik heb niet alles helemaal netjes in vakjes zitten in m'n notities. Als ik daar doorheen meander, kom ik weer dingen tegen waarvan ik niet wist dat ik ze had geformuleerd. Dan denk ik: Hé, dat is best bruikbaar op dit moment. Dan verras ik mezelf. Dat is dus precies de bedoeling ervan, want dat is hoe je leert. Anders dan de uitvoeringskant, want daar is structuur veel belangrijker. Maar Niklas Luhmann, tegenwoordig heel bekend van z’n zettelkasten, had 90.000 notities in kaartenbakjes. Dat is naast al z'n publicaties z'n levenswerk dat over is gebleven. Hij sprak over zijn notities als z'n communicatiepartner. Dat is mijn partner in gesprek en daar komen dingen uit voort. Maar hij zei op een ander punt ook dat gesprekspartners elkaar moeten kunnen verrassen. Dat dat een basisvoorwaarde is voor communicatie. Dus je moet kunnen dwalen in je notities, want dan word je erdoor verrast en kun je op zoek naar surprisal. En dat is precies de bedoeling. Geordend werken komt daarna.

In beeld verschijnt een slide: Mijn suggesties voor jouw PKM-kampioenschap. Zie PKM als bron autonomie en kenniswerk als je ambacht; heb een logische flow als systeem, begin klein; maak toegang op één plek met je surprisal als annotaties makkelijk; begin alles met zoeken in je notities, doe denkwerk in je notities; laat structuur ontstaan, als verdienste van je denkwerk; neem de juiste frictie weg; maak delen makkelijk; wees aardig voor je rommelige zelf, het is een feature.

LYKLE: Ik denk dat dit het punt is waarop we het moeten afronden, omdat mensen ook rekenen op de dag dat ze weer verder kunnen, na onze eindtijd. Je kunt straks deze presentatie en de slides ervan terugkijken. Ze staan allemaal op beeld, je kan het allemaal pauzeren en nalezen. Ik wil terugkomen op dat verschil tussen persoonlijk kennismanagement en team- en organisatie-kennismanagement. We hebben het in de Maand van de Digitale Fitheid ook gehad over De Team Werkovereenkomst. Dat is precies zo'n middel dat je hebt om met elkaar afspraken te maken wanneer het eenmaal uit jouw hoofd iets concreets wordt waar we als team wat mee moeten. Dan moet het dus ook voor het team op een plek staan waar het team bij kan. Dat zijn momenten waar je daar afspraken over kunt maken. Wij gaan dit laatste webinar van deze Maand van de Digitale Fitheid afronden. Met pijn in ons hart, want we hadden wel langer kunnen kletsen en wellicht komt er ook nog wel een vervolg. Je gaat 'm terugvinden op de website van de Maand van de Digitale Fitheid als je 'm later terug wilt zien in z’n volledigheid en wilt delen met andere mensen die het niet op Online Seminar kunnen terugkijken. Het webinar werd ditmaal ingevuld door Ton Zijlstra en Marie Louise Borsje en mijzelf, Lykle de Vries. Wij zijn van RADIO, de RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid. Heb je een vraag op dit vlak? We helpen je graag. Neem contact met ons op, bijvoorbeeld via www.it-academieoverheid.nl/contact. Nogmaals dank voor al jullie aandacht en een hele fijne dag gewenst.

(STILTE)

Beeldtekst: Word Persoonlijk Kennismanagement Kampioen!